Uso del Renombrador de PDFs
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
Cómo Funciona
El renombrador de PDFs usa IA para analizar sus documentos y generar nombres de archivo inteligentes. Esto es lo que sucede cuando procesa un archivo:
Extracción de Texto
La IA extrae todo el texto legible de su PDF, incluyendo encabezados, texto del cuerpo, tablas y pies de página. Para documentos escaneados, OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte imágenes en texto.
Análisis de Contenido
La IA identifica el tipo de documento (factura, contrato, recibo, etc.) y extrae metadatos clave: fechas, nombres de empresas, montos, números de referencia y otra información relevante.
Generación de Nombre de Archivo
Basándose en su plantilla seleccionada y cualquier instrucción personalizada, la IA construye un nombre de archivo limpio y descriptivo. Los caracteres especiales se sanean para compatibilidad multiplataforma.
Asignación de Carpeta
Si ha seleccionado una estrategia de organización de carpetas, la IA asigna cada archivo a la subcarpeta apropiada según los metadatos extraídos (año, empresa, tipo de documento).
Ahorre Horas
Procese cientos de archivos en minutos en lugar de horas de trabajo manual
Manténgase Consistente
Cada archivo sigue la misma convención de nomenclatura automáticamente
Encuentre Archivos Más Rápido
Los nombres de archivo descriptivos hacen que buscar y ordenar sea sin esfuerzo
Procesamiento Seguro
Archivos cifrados en tránsito y eliminados automáticamente después de 24 horas
Carga de Archivos
Cargar archivos en el renombrador es simple. Puede cargar múltiples archivos a la vez y procesarlos como un lote.
Arrastrar y Soltar
Arrastre archivos PDF o imágenes escaneadas (JPG, PNG, TIFF) directamente desde su explorador de archivos al área de carga. Puede seleccionar múltiples archivos a la vez.
Navegar Archivos
Haga clic en el área de carga para abrir un selector de archivos. Mantenga presionado Ctrl (Cmd en Mac) para seleccionar múltiples archivos.
Requisitos de Archivos
- Archivos PDF e imágenes escaneadas (JPG, PNG, TIFF)
- Máximo 25 MB por archivo
- Sin límite en el número de archivos por lote
- Los PDFs con texto funcionan mejor; los documentos escaneados usan OCR
PDFs Protegidos con Contraseña
Los PDFs cifrados no pueden procesarse. Por favor, exporte una copia sin protección primero.
Opciones de Estructura de Carpetas
Cuando descarga todos los archivos como ZIP, pueden organizarse automáticamente en carpetas. Elija una estructura que coincida con cómo desea organizar sus documentos.
Plano (Sin Carpetas)
rootTodos los archivos colocados en el directorio raíz sin organización de subcarpetas.
Por Año
by_dateArchivos organizados por el año extraído del contenido del documento.
Por Empresa
by_issuerArchivos agrupados por la empresa u organización que emitió el documento.
Por Tipo de Documento
by_typeArchivos agrupados por tipo de documento: Facturas, Recibos, Contratos, etc.
Año / Empresa
by_date_issuerJerarquía de dos niveles: primero por año, luego por empresa dentro de cada año.
Año / Tipo de Documento
by_date_typeJerarquía de dos niveles: primero por año, luego por tipo de documento.
Consejo Profesional
Para contadores y tenedores de libros, Año / Empresa funciona bien para archivos de clientes. Para uso personal, Año / Tipo de Documento mantiene documentos fiscales, recibos y contratos ordenadamente separados.
Plantillas de Nombres de Archivo
Las plantillas controlan la estructura de los nombres de archivo generados. Cada plantilla define qué información se incluye y en qué orden.
Auto (Recomendado)
La IA analiza cada documento y elige el formato más apropiado. Para facturas, incluye números de factura. Para contratos, incluye partes y fechas. Esta es la mejor opción para lotes de documentos mixtos.
Completo
Incluye toda la información disponible: fecha, tipo de documento, empresa y número de referencia.
Fecha Primero
Prioriza el ordenamiento cronológico. La fecha viene primero, seguida del tipo y empresa.
Enfocado en Empresa
Coloca el nombre de la empresa prominentemente después de la fecha para fácil identificación del proveedor.
Simple
Información mínima para cuando solo necesita identificación básica.
Escritura de Instrucciones Personalizadas
Las instrucciones personalizadas le dan control completo sobre cómo se nombran los archivos. En lugar de plantillas rígidas, escribe instrucciones en lenguaje natural que la IA sigue. Esta es la característica más poderosa para crear convenciones de nomenclatura consistentes y específicas del negocio.
Cómo Funcionan las Instrucciones
El editor de instrucciones acepta instrucciones en inglés simple. Cada línea puede describir una regla para un tipo específico de documento o una regla general que se aplica a todos los documentos. La IA lee sus instrucciones junto con el contenido del documento y genera nombres de archivo en consecuencia.
So wird es verarbeitet: Cómo se procesa: Su instrucción se envía a la IA junto con el texto extraído de cada documento. La IA interpreta sus instrucciones y las aplica para crear el nombre de archivo. Puede ser tan específico o general como sea necesario.
Ejemplos de Instrucciones
Básico: Formato de Fecha y Estructura
Start with date in YYYY-MM-DD format Then add the document type Then add the company name Use underscores between parts
2025-01-15_Invoice_AcmeCorp.pdfIntermedio: Reglas por Tipo
For invoices: include invoice number at the end For contracts: include both parties' names For receipts: include total amount in dollars For bank statements: include account last 4 digits
2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ServiceAgreement.pdf2025-01-15_Amazon_Receipt_$156.99.pdfAvanzado: Prefijos de Departamento
Add department prefix based on document content: - HR_ for employment contracts, offer letters, policies - FIN_ for invoices, receipts, financial statements - LEGAL_ for contracts, NDAs, agreements - OPS_ for purchase orders, shipping documents - MKT_ for marketing materials, proposals
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Invoice.pdfHR_2025-01-15_EmploymentOffer_JohnSmith.pdfLocalización: Formato Alemán
Use German date format: DD.MM.YYYY Translate document types to German: - Invoice = Rechnung - Receipt = Quittung - Contract = Vertrag Keep company names in original language
15.01.2025_Rechnung_AcmeCorp.pdfIndustria: Firma Contable
Format: ClientCode_Year_DocType_Description Client codes are 3 letters from company name Year is fiscal year (use document date) DocType abbreviations: - INV for invoices - REC for receipts - BS for bank statements - TAX for tax documents
ACM_2025_INV_OfficeSupplies.pdfIndustria: Práctica Legal
Format: MatterNumber_Date_DocType_Version Extract matter/case number if present If no matter number, use client name For contracts, note if it's DRAFT or EXECUTED Include version number if multiple versions exist
2025-0142_2025-01-15_NDA_EXECUTED.pdfEscritura de Instrucciones Efectivas
Sea Específico
En lugar de "include the date," diga "start with date in YYYY-MM-DD format." Las instrucciones específicas producen resultados consistentes.
Use Ejemplos
Muestre a la IA lo que desea: "Format like: 2025-01-15_CompanyName_InvoiceNumber.pdf"
Maneje Casos Extremos
Dígale a la IA qué hacer cuando falta información: "If no invoice number, use NOINV instead."
Una Regla Por Línea
Divida las instrucciones complejas en líneas separadas. Esto las hace más fáciles de leer y ayuda a la IA a seguir cada regla.
Pruebe Incrementalmente
Comience con instrucciones básicas y agregue complejidad. Pruebe con 2-3 archivos antes de procesar lotes grandes.
Patrones Comunes de Instrucciones
Formatos de Fecha:
- • YYYY-MM-DD (ISO, ordena cronológicamente)
- • DD.MM.YYYY (Europeo)
- • MM-DD-YYYY (US)
- • YYYYMMDD (compacto, sin separadores)
Separadores:
- • Underscores (_) - más compatible
- • Hyphens (-) - legible
- • CamelCase - sin separadores
Lógica Condicional:
- • "If invoice amount > $1000, add LARGE_ prefix"
- • "For recurring invoices, add REC_ prefix"
- • "If document is in German, keep German terms"
Guardar PlantillasNuevo
Mis Plantillas le permite guardar su configuración completa (instrucciones personalizadas, estructura de carpetas y plantilla de nombre de archivo) para reutilización instantánea. Perfecto para tareas recurrentes como facturas mensuales o informes trimestrales.
Guardar Plantilla
Configure sus ajustes, haga clic en "Mis Plantillas", luego "Guardar configuración actual." Déle un nombre descriptivo como "Facturas Mensuales" o "Contratos de Clientes."
Cargar Plantilla
Haga clic en "Mis Plantillas" y seleccione cualquier plantilla guardada. Todos los ajustes (instrucción, estructura de carpetas y plantilla de nombre de archivo) se aplican instantáneamente.
Actualizar Plantilla
¿Modificó sus ajustes? Haga clic en "Actualizar" para guardar cambios en la plantilla actualmente seleccionada sin crear una nueva.
Restablecer a Predeterminados
Haga clic en "Restablecer a predeterminados" para borrar todos los ajustes y comenzar de nuevo con el modo Auto y sin instrucción personalizada.
Qué se Guarda
- Sus instrucciones personalizadas de IA (prompt)
- Estrategia de organización de carpetas
- Selección de plantilla de nombre de archivo
Cuenta Requerida: Mis Plantillas requiere una cuenta gratuita. Las plantillas se sincronizan en todos sus dispositivos.
Procesamiento y Descarga
Iniciar Procesamiento
Una vez que sus archivos estén cargados y los ajustes configurados, haga clic en el botón Procesar. Los archivos se cargan a nuestros servidores seguros, son analizados por IA y renombrados según su configuración.
- Tiempo de procesamiento: 10-30 segundos por archivo. Los documentos complejos o escaneados pueden tardar más.
- Créditos: Cada archivo consume 1 crédito. Verifique su saldo en la barra del encabezado.
- Procesamiento paralelo: Múltiples archivos se procesan simultáneamente para completar el lote más rápido.
Revisar Resultados
A medida que se completan los archivos, verá el nombre de archivo sugerido junto a cada original. La lista muestra el estado de procesamiento de cada archivo: en cola, procesando, completado o fallido.
Descargar Archivos
Descarga Individual
Haga clic en el ícono de descarga junto a cualquier archivo completado para descargarlo con su nuevo nombre.
Descargar Todo como ZIP
Haga clic en "Descargar Todo" para obtener todos los archivos en un solo archivo ZIP. Los archivos se organizan en carpetas según su estructura de carpetas seleccionada.
Retención de Archivos
Los archivos procesados están disponibles para descarga durante 24 horas, luego se eliminan automáticamente de nuestros servidores. Los archivos originales nunca se modifican; siempre descarga copias renombradas.
Consejos y Mejores Prácticas
Use PDFs Claros y Legibles
Los documentos con texto seleccionable producen los mejores resultados. Para documentos escaneados, asegure al menos 300 DPI de resolución y buen contraste.
Agrupe Documentos Similares
Procese facturas separadamente de contratos para nomenclatura más consistente. Cree plantillas guardadas para cada tipo de documento que maneja regularmente.
Comience con Modo Auto
El modo Auto funciona bien para la mayoría de los documentos sin configuración. Solo cambie a instrucciones personalizadas cuando necesite convenciones de nomenclatura específicas.
Pruebe Antes del Procesamiento en Lote
Cuando use instrucciones personalizadas, pruebe con 2-3 archivos representativos antes de procesar cientos. Esto ahorra créditos y asegura que los resultados coincidan con las expectativas.
Guarde Plantillas para Tareas Recurrentes
Si procesa el mismo tipo de documentos mensualmente (facturas, estados de cuenta), guarde una plantilla. Un clic aplica todos sus ajustes.
Use Nomenclatura con Fecha Primero
Comenzar nombres de archivo con fechas (formato YYYY-MM-DD) asegura que los archivos se ordenen cronológicamente en cualquier navegador de archivos, facilitando encontrar documentos recientes.
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