Nombrado de documentos para gestión inmobiliaria
Cada contrato, inspección y orden de mantenimiento — con el nombre correcto, archivado por propiedad
La IA lee IDs de propiedades, números de unidad y códigos de inquilino de documentos de gestión. 1,800 documentos al mes, organizados en minutos.
Gestión inmobiliaria · Nombrado de documentos
Cambie automáticamente el nombre de documentos inmobiliarios con IA que lee IDs de propiedades, números de unidad y términos de arrendamiento.
- Conecte Google Drive o Dropbox — la IA procesa archivos a medida que llegan de inquilinos y equipos de mantenimiento.
- IDs de propiedades, números de unidad y números de orden de trabajo codificados automáticamente en cada nombre de archivo.
- Paquetes de rotación listos — informes de inspección, contratos y documentos de salida preorganizados por unidad.
Los administradores de propiedades procesan más de 1,800 documentos al mes con una precisión de extracción superior al 95%.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Plantillas de nombres para gestión inmobiliaria
Comience con patrones probados en campo o personalice por propiedad. Guarde plantillas y reutilícelas en toda su cartera.
Contratos de arrendamiento
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfOrganizados por propiedad y unidad. Términos del arrendamiento localizables para seguimiento de renovaciones y cumplimiento.
Informes de inspección
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfInspecciones de entrada/salida/anuales seguidas por tipo y resultado. Fecha indexada para flujos de rotación.
Órdenes de trabajo
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfSolicitudes de mantenimiento seguidas por propiedad, categoría y prioridad. Fecha indexada para facturación de proveedores.
Rollos de renta
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfRollos de renta mensuales organizados por propiedad. Comparación sencilla entre periodos para informes financieros.
Por qué los equipos inmobiliarios eligen Renamed.to
Diseñado específicamente para documentos inmobiliarios frente al renombrado manual o herramientas genéricas de archivos.
| Función | Renamed.to | Manual | Herramientas genéricas |
|---|---|---|---|
| Lee IDs de propiedades y números de unidad | |||
| Codificación de código de inquilino y término de arrendamiento | |||
| Detección de número de orden de trabajo | |||
| Lotes de más de 1,800 documentos al mes | |||
| Funciona con Google Drive y Dropbox | |||
| Vista previa de confianza antes de aplicar | |||
| Deshacer con un clic (originales intactos) | |||
| Plantillas de nombres por propiedad |
Calcule su ahorro de tiempo
Ajuste los controles deslizantes para que coincidan con su volumen mensual de documentos. Vea lo que recupera su equipo.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Seguridad creada para documentos inmobiliarios
Cifrado de nivel empresarial, controles de acceso y registros de auditoría para archivos sensibles de inquilinos y arrendamientos.
Cifrado y residencia
TLS 1.3 en tránsito, AES-256 en reposo. Centros de datos en la UE (Hetzner, Alemania) con controles SOC 2 (no auditados). Claves rotadas trimestralmente.
Acceso y auditoría
2FA y SSO mediante Google Workspace o Microsoft 365. Permisos basados en roles. Cada acceso, cambio de nombre y aprobación de archivos queda registrado con atribución completa.
Controles de calidad
Cada cambio de nombre muestra una puntuación de confianza. Vista previa en paralelo antes de aplicar. Deshacer con un clic — los originales nunca se modifican ni se eliminan. Registro de auditoría exportable como CSV.
Los archivos se almacenan temporalmente durante el procesamiento (menos de 10 minutos) y luego se eliminan. Puede borrar los datos de nombres de archivo en cualquier momento desde su panel. Documentación completa de seguridad →
Preguntas frecuentes
¿Cómo lee la IA los IDs de propiedades en los documentos de gestión?
Nuestra IA usa OCR e inteligencia documental para extraer IDs de propiedades, números de unidad, nombres de inquilinos y números de orden de trabajo de contratos, inspecciones y registros de mantenimiento. Funciona con PDF escaneados, documentos digitales y exportaciones de PMS. Más del 95% de precisión en tipos de documentos inmobiliarios probados.
¿Entiende los formatos de términos de arrendamiento?
Sí. La IA reconoce fechas de inicio/fin del arrendamiento, fechas de renovación y duraciones del contrato. Los términos del arrendamiento se codifican automáticamente en los nombres de archivo para que los documentos se puedan buscar por estado activo/vencido sin etiquetado manual.
¿Cómo funciona el seguimiento de órdenes de trabajo?
La IA detecta números de orden de trabajo, categorías de mantenimiento (fontanería, electricidad, HVAC, etc.) y niveles de prioridad de solicitudes de mantenimiento y facturas de proveedores. Cada orden de trabajo se codifica en el nombre del archivo para facilitar el seguimiento hasta su finalización y facturación.
¿Se integra con AppFolio o Buildium?
Todavía no directamente. Renamed.to funciona con Google Drive y Dropbox, las capas de almacenamiento de archivos a las que exportan las plataformas PMS. Procese archivos en su unidad compartida y mantenga nombres consistentes en todo su archivo documental.
¿Pueden distintas propiedades usar sus propias reglas de nombres?
Sí. Configure carpetas específicas por propiedad con plantillas personalizadas. Cada edificio, complejo o cartera de gestión tiene sus propios patrones de nombres. Los archivos se procesan automáticamente a medida que llegan a la bandeja de entrada de cada propiedad.
¿Cómo gestiona los paquetes de rotación?
Los documentos de rotación — inspecciones de salida, registros de depósito de garantía, recibos de limpieza y formularios de devolución de llaves — ya están nombrados por unidad e inquilino durante todo el proceso. En la rotación, exporte un paquete limpio organizado para el archivo del próximo inquilino.
¿Cuánto cuesta?
Gratis para hasta 50 documentos al mes. Luego, paquetes de créditos de pago por uso: $9 por 1,000 documentos ($0.009 por archivo) o $49 por 10,000 documentos ($0.0049 por archivo). Precios por volumen disponibles para empresas que gestionan más de 200 unidades con más de 1,800 documentos mensuales. No se requiere tarjeta de crédito para empezar.
Desde el terreno
Lo que dicen los equipos inmobiliarios
“200 unidades en 4 edificios y cada inspección era una pesadilla de encontrar. Ahora cada documento llega con el ID de propiedad y el número de unidad correctos. Nuestro agente de arrendamiento dejó de perder archivos.”
Administrador de propiedades
Complejo residencial
25 h ahorradas/mes
“La rotación solía significar un día completo organizando documentos de salida por unidad. El paquete ahora está listo antes de que el equipo de limpieza siquiera comience. El nuevo inquilino recibe un archivo perfecto desde el primer día.”
Director de arrendamiento
Cartera multifamiliar
8 h → 1 h por rotación
“Las órdenes de trabajo archivadas por categoría y prioridad nos salvaron durante una disputa con un proveedor. Recuperamos todas las WO de fontanería del Edificio C en segundos y resolvimos la discrepancia de facturación en el momento.”
Supervisor de mantenimiento
Empresa de gestión inmobiliaria
1800+ documentos/mes
¿Listo para organizar sus documentos inmobiliarios?
Conecte su unidad compartida, cargue su primer lote y vea nombres de archivo limpios en minutos.
Gratis 50 docs/month · Sin tarjeta de crédito · Los originales nunca se modifican
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