Usando o Renomeador de PDF
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Fatura_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
Como Funciona
O renomeador de PDF usa IA para analisar seus documentos e gerar nomes de arquivo inteligentes. Veja o que acontece quando você processa um arquivo:
Extração de Texto
A IA extrai todo o texto legível do seu PDF, incluindo cabeçalhos, corpo do texto, tabelas e rodapés. Para documentos digitalizados, OCR (reconhecimento óptico de caracteres) converte imagens em texto.
Análise de Conteúdo
A IA identifica o tipo de documento (fatura, contrato, recibo, etc.) e extrai metadados-chave: datas, nomes de empresas, valores, números de referência e outras informações relevantes.
Geração de Nome de Arquivo
Com base no seu modelo selecionado e quaisquer instruções personalizadas, a IA constrói um nome de arquivo limpo e descritivo. Caracteres especiais são sanitizados para compatibilidade multiplataforma.
Atribuição de Pasta
Se você selecionou uma estratégia de organização de pastas, a IA atribui cada arquivo à subpasta apropriada com base nos metadados extraídos (ano, empresa, tipo de documento).
Economize Horas
Processe centenas de arquivos em minutos em vez de horas de trabalho manual
Mantenha a Consistência
Cada arquivo segue a mesma convenção de nomenclatura automaticamente
Encontre Arquivos Mais Rápido
Nomes de arquivo descritivos tornam pesquisa e classificação sem esforço
Processamento Seguro
Arquivos criptografados em trânsito e excluídos automaticamente após 24 horas
Fazendo Upload de Arquivos
Colocar arquivos no renomeador é simples. Você pode fazer upload de vários arquivos de uma vez e processá-los como um lote.
Arrastar e Soltar
Arraste arquivos PDF ou imagens digitalizadas (JPG, PNG, TIFF) diretamente do seu explorador de arquivos para a área de upload. Você pode selecionar vários arquivos de uma vez.
Procurar Arquivos
Clique na área de upload para abrir um seletor de arquivos. Mantenha pressionado Ctrl (Cmd no Mac) para selecionar vários arquivos.
Requisitos do Arquivo
- Arquivos PDF e imagens digitalizadas (JPG, PNG, TIFF)
- Máximo de 25 MB por arquivo
- Sem limite no número de arquivos por lote
- PDFs pesquisáveis funcionam melhor; documentos digitalizados usam OCR
PDFs Protegidos por Senha
PDFs criptografados não podem ser processados. Por favor, exporte uma cópia desprotegida primeiro.
Opções de Estrutura de Pasta
Quando você baixar todos os arquivos como ZIP, eles podem ser organizados automaticamente em pastas. Escolha uma estrutura que corresponda a como você deseja organizar seus documentos.
Plana (Sem Pastas)
rootTodos os arquivos colocados no diretório raiz sem organização de subpastas.
Por Ano
by_dateArquivos organizados pelo ano extraído do conteúdo do documento.
Por Empresa
by_issuerArquivos agrupados pela empresa ou organização que emitiu o documento.
Por Tipo de Documento
by_typeArquivos agrupados por tipo de documento: Faturas, Recibos, Contratos, etc.
Ano / Empresa
by_date_issuerHierarquia de dois níveis: primeiro por ano, depois por empresa dentro de cada ano.
Ano / Tipo de Documento
by_date_typeHierarquia de dois níveis: primeiro por ano, depois por tipo de documento.
Dica Profissional
Para contadores e contabilistas, Ano / Empresa funciona bem para arquivos de clientes. Para uso pessoal, Ano / Tipo de Documento mantém documentos fiscais, recibos e contratos organizados separadamente.
Modelos de Nome de Arquivo
Os modelos controlam a estrutura dos nomes de arquivo gerados. Cada modelo define quais informações são incluídas e em que ordem.
Auto (Recomendado)
A IA analisa cada documento e escolhe o formato mais apropriado. Para faturas, inclui números de fatura. Para contratos, inclui partes e datas. Esta é a melhor escolha para lotes de documentos mistos.
Completo
Inclui todas as informações disponíveis: data, tipo de documento, empresa e número de referência.
Data Primeiro
Prioriza classificação cronológica. Data vem primeiro, seguida por tipo e empresa.
Foco na Empresa
Coloca o nome da empresa em destaque após a data para fácil identificação do fornecedor.
Simples
Informações mínimas para quando você precisa apenas de identificação básica.
Escrevendo Comandos Personalizados
Comandos personalizados dão a você controle completo sobre como os arquivos são nomeados. Em vez de modelos rígidos, você escreve instruções em linguagem natural que a IA segue. Este é o recurso mais poderoso para criar convenções de nomenclatura consistentes e específicas do negócio.
Como Funcionam os Comandos
O editor de comandos aceita instruções em português simples. Cada linha pode descrever uma regra para um tipo específico de documento ou uma regra geral que se aplica a todos os documentos. A IA lê suas instruções junto com o conteúdo do documento e gera nomes de arquivo de acordo.
So wird es verarbeitet: Como é processado: Seu comando é enviado para a IA junto com o texto extraído de cada documento. A IA interpreta suas instruções e as aplica para criar o nome do arquivo. Você pode ser tão específico ou geral quanto necessário.
Exemplos de Comandos
Básico: Formato de Data e Estrutura
Comece com data no formato AAAA-MM-DD Depois adicione o tipo de documento Depois adicione o nome da empresa Use underscores entre as partes
2025-01-15_Fatura_AcmeCorp.pdfIntermediário: Regras por Tipo
Para faturas: inclua número da fatura no final Para contratos: inclua nomes de ambas as partes Para recibos: inclua valor total em reais Para extratos bancários: inclua últimos 4 dígitos da conta
2025-01-15_AcmeCorp_Fatura_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ContratoServico.pdf2025-01-15_Amazon_Recibo_R$156,99.pdfAvançado: Prefixos de Departamento
Adicione prefixo de departamento com base no conteúdo do documento: - RH_ para contratos de trabalho, cartas de oferta, políticas - FIN_ para faturas, recibos, demonstrações financeiras - JUR_ para contratos, NDAs, acordos - OPS_ para ordens de compra, documentos de envio - MKT_ para materiais de marketing, propostas
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Fatura.pdfRH_2025-01-15_CartaOferta_JoaoSilva.pdfLocalização: Formato Brasileiro
Use formato de data brasileiro: DD/MM/AAAA Traduza tipos de documento para português: - Invoice = Fatura - Receipt = Recibo - Contract = Contrato Mantenha nomes de empresas no idioma original
15-01-2025_Fatura_AcmeCorp.pdfSetor: Escritório de Contabilidade
Formato: CodigoCliente_Ano_TipoDoc_Descricao Códigos de cliente são 3 letras do nome da empresa Ano é ano fiscal (use data do documento) Abreviações de TipoDoc: - FAT para faturas - REC para recibos - EXT para extratos bancários - IMP para documentos fiscais
ACM_2025_FAT_MaterialEscritorio.pdfSetor: Escritório Jurídico
Formato: NumeroProcesso_Data_TipoDoc_Versao Extraia número do processo/caso se presente Se não houver número de processo, use nome do cliente Para contratos, indique se é MINUTA ou ASSINADO Inclua número de versão se existirem múltiplas versões
2025-0142_2025-01-15_NDA_ASSINADO.pdfEscrevendo Comandos Eficazes
Seja Específico
Em vez de "inclua a data," diga "comece com data no formato AAAA-MM-DD." Instruções específicas produzem resultados consistentes.
Use Exemplos
Mostre à IA o que você quer: "Formate como: 2025-01-15_NomeEmpresa_NumeroFatura.pdf"
Trate Casos Extremos
Diga à IA o que fazer quando informações estiverem faltando: "Se não houver número de fatura, use SEMNUMERO."
Uma Regra Por Linha
Divida instruções complexas em linhas separadas. Isso as torna mais fáceis de ler e ajuda a IA a seguir cada regra.
Teste Incrementalmente
Comece com instruções básicas e adicione complexidade. Teste com 2-3 arquivos antes de processar lotes grandes.
Padrões Comuns de Comandos
Formatos de Data:
- • AAAA-MM-DD (ISO, ordena cronologicamente)
- • DD/MM/AAAA (Brasileiro)
- • DD.MM.AAAA (Europeu)
- • AAAAMMDD (compacto, sem separadores)
Separadores:
- • Underscores (_) - mais compatível
- • Hífens (-) - legível
- • CamelCase - sem separadores
Lógica Condicional:
- • "Se valor da fatura > R$1000, adicione prefixo GRANDE_"
- • "Para faturas recorrentes, adicione prefixo REC_"
- • "Se documento estiver em alemão, mantenha termos em alemão"
Salvando ModelosNovo
Meus Modelos permite que você salve sua configuração completa—comandos personalizados, estrutura de pastas e modelo de nome de arquivo—para reutilização instantânea. Perfeito para tarefas recorrentes como faturas mensais ou relatórios trimestrais.
Salvar Modelo
Configure suas definições, clique em "Meus Modelos", depois "Salvar configurações atuais." Dê um nome descritivo como "Faturas Mensais" ou "Contratos de Clientes."
Carregar Modelo
Clique em "Meus Modelos" e selecione qualquer modelo salvo. Todas as configurações—comando, estrutura de pastas e modelo de nome de arquivo—são aplicadas instantaneamente.
Atualizar Modelo
Modificou suas configurações? Clique em "Atualizar" para salvar as alterações no modelo atualmente selecionado sem criar um novo.
Redefinir para Padrões
Clique em "Redefinir para padrões" para limpar todas as configurações e começar do zero com modo Auto e sem comando personalizado.
O Que é Salvo
- Suas instruções personalizadas de IA (comando)
- Estratégia de organização de pastas
- Seleção de modelo de nome de arquivo
Conta Necessária: Meus Modelos requer uma conta gratuita. Os modelos sincronizam em todos os seus dispositivos.
Processamento e Download
Iniciando o Processamento
Depois que seus arquivos forem enviados e as configurações configuradas, clique no botão Processar. Os arquivos são enviados para nossos servidores seguros, analisados pela IA e renomeados de acordo com sua configuração.
- Tempo de processamento: 10-30 segundos por arquivo. Documentos complexos ou digitalizados podem demorar mais.
- Créditos: Cada arquivo consome 1 crédito. Verifique seu saldo na barra de cabeçalho.
- Processamento paralelo: Vários arquivos são processados simultaneamente para conclusão mais rápida do lote.
Revisando Resultados
À medida que os arquivos são concluídos, você verá o nome de arquivo sugerido ao lado de cada original. A lista mostra o status de processamento para cada arquivo: em fila, processando, concluído ou falhou.
Baixando Arquivos
Download Individual
Clique no ícone de download ao lado de qualquer arquivo concluído para baixá-lo com seu novo nome.
Baixar Todos como ZIP
Clique em "Baixar Todos" para obter todos os arquivos em um único arquivo ZIP. Os arquivos são organizados em pastas com base na estrutura de pastas selecionada.
Retenção de Arquivos
Arquivos processados ficam disponíveis para download por 24 horas, depois são automaticamente excluídos de nossos servidores. Os arquivos originais nunca são modificados—você sempre baixa cópias renomeadas.
Dicas e Melhores Práticas
Use PDFs Claros e Legíveis
Documentos com texto selecionável produzem os melhores resultados. Para documentos digitalizados, garanta pelo menos 300 DPI de resolução e bom contraste.
Agrupe Documentos Semelhantes
Processe faturas separadamente de contratos para nomenclatura mais consistente. Crie modelos salvos para cada tipo de documento que você manipula regularmente.
Comece com Modo Auto
O modo Auto funciona bem para a maioria dos documentos sem configuração. Só mude para comandos personalizados quando precisar de convenções de nomenclatura específicas.
Teste Antes do Processamento em Lote
Ao usar comandos personalizados, teste com 2-3 arquivos representativos antes de processar centenas. Isso economiza créditos e garante que os resultados correspondam às expectativas.
Salve Modelos para Tarefas Recorrentes
Se você processa o mesmo tipo de documentos mensalmente (faturas, extratos), salve um modelo. Um clique aplica todas as suas configurações.
Use Nomenclatura com Data Primeiro
Começar nomes de arquivo com datas (formato AAAA-MM-DD) garante que os arquivos sejam classificados cronologicamente em qualquer navegador de arquivos, facilitando a localização de documentos recentes.
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