PDFリネーマーの使い方
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
仕組み
PDFリネーマーはAIを使用してドキュメントを分析し、インテリジェントなファイル名を生成します。ファイル処理時に行われる処理は以下の通りです：
テキスト抽出
AIはPDFから見出し、本文、表、フッターを含むすべての読み取り可能なテキストを抽出します。スキャンされたドキュメントはOCR（光学文字認識）で画像をテキストに変換します。
コンテンツ分析
AIはドキュメントタイプ（請求書、契約書、領収書など）を識別し、日付、会社名、金額、参照番号、その他の関連情報などの主要なメタデータを抽出します。
ファイル名生成
選択したテンプレートとカスタム指示に基づいて、AIはクリーンで説明的なファイル名を構築します。特殊文字はクロスプラットフォーム互換性のためにサニタイズされます。
フォルダ割り当て
フォルダ整理戦略を選択した場合、AIは抽出されたメタデータ（年、会社、ドキュメントタイプ）に基づいて各ファイルを適切なサブフォルダに割り当てます。
時間を節約
手作業で何時間もかかる処理を数分で数百ファイル処理
一貫性を維持
すべてのファイルが自動的に同じ命名規則に従います
ファイル検索を高速化
説明的なファイル名で検索とソートが簡単に
安全な処理
ファイルは転送中に暗号化され、24時間後に自動削除
ファイルのアップロード
リネーマーへのファイル取り込みは簡単です。複数のファイルを一度にアップロードしてバッチ処理できます。
ドラッグ＆ドロップ
ファイルエクスプローラーからPDFファイルまたはスキャン画像（JPG、PNG、TIFF）をアップロードエリアに直接ドラッグします。複数のファイルを一度に選択できます。
ファイル参照
アップロードエリアをクリックしてファイルピッカーを開きます。Ctrl（Macの場合はCmd）を押しながら複数のファイルを選択できます。
ファイル要件
- PDFファイルとスキャン画像（JPG、PNG、TIFF）
- 1ファイルあたり最大25MB
- バッチあたりのファイル数に制限なし
- 検索可能なPDFが最適、スキャンドキュメントはOCRを使用
パスワード保護されたPDF
暗号化されたPDFは処理できません。先に保護されていないコピーをエクスポートしてください。
フォルダ構成オプション
すべてのファイルをZIPでダウンロードする際、自動的にフォルダに整理できます。ドキュメントの整理方法に合った構成を選択してください。
フラット（フォルダなし）
rootすべてのファイルがルートディレクトリに配置され、サブフォルダ整理はありません。
年別
by_dateドキュメント内容から抽出された年でファイルを整理します。
会社別
by_issuerドキュメントを発行した会社または組織でファイルをグループ化します。
ドキュメントタイプ別
by_typeドキュメントタイプでファイルをグループ化：請求書、領収書、契約書など。
年 / 会社
by_date_issuer2階層の構成：まず年別、次に各年内で会社別。
年 / ドキュメントタイプ
by_date_type2階層の構成：まず年別、次にドキュメントタイプ別。
ヒント
会計士や記帳係には、クライアントファイル用に「年 / 会社」が適しています。個人使用では、「年 / ドキュメントタイプ」で税務書類、領収書、契約書をきれいに分けられます。
ファイル名テンプレート
テンプレートは生成されるファイル名の構造を制御します。各テンプレートはどの情報をどの順序で含めるかを定義します。
自動（推奨）
AIが各ドキュメントを分析し、最適な形式を選択します。請求書には請求書番号を、契約書には当事者と日付を含めます。混合ドキュメントバッチに最適な選択です。
完全
利用可能なすべての情報を含みます：日付、ドキュメントタイプ、会社、参照番号。
日付優先
時系列ソートを優先します。日付が最初、次にタイプと会社。
会社重視
ベンダー識別を容易にするため、日付の後に会社名を目立つ位置に配置します。
シンプル
基本的な識別だけが必要な場合の最小限の情報。
カスタムプロンプトの作成
カスタムプロンプトはファイル名の付け方を完全に制御できます。固定テンプレートの代わりに、AIが従う自然言語の指示を記述します。これはビジネス固有の命名規則を作成するための最も強力な機能です。
プロンプトの仕組み
プロンプトエディターは平易な英語（または日本語）の指示を受け付けます。各行は特定のドキュメントタイプのルール、またはすべてのドキュメントに適用される一般的なルールを記述できます。AIは指示とドキュメント内容を読み取り、それに応じてファイル名を生成します。
So wird es verarbeitet: 処理方法：プロンプトは各ドキュメントから抽出されたテキストとともにAIに送信されます。AIは指示を解釈し、ファイル名を作成するために適用します。必要に応じて具体的にも一般的にもできます。
プロンプト例
基本：日付形式と構造
日付をYYYY-MM-DD形式で開始 次にドキュメントタイプを追加 次に会社名を追加 パーツ間はアンダースコアを使用
2025-01-15_Invoice_AcmeCorp.pdf中級：タイプ別ルール
請求書の場合：末尾に請求書番号を含める 契約書の場合：両当事者の名前を含める 領収書の場合：ドル金額を含める 銀行明細書の場合：口座番号下4桁を含める
2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ServiceAgreement.pdf2025-01-15_Amazon_Receipt_$156.99.pdf上級：部門プレフィックス
ドキュメント内容に基づいて部門プレフィックスを追加： - HR_ 雇用契約、オファーレター、ポリシー用 - FIN_ 請求書、領収書、財務諸表用 - LEGAL_ 契約書、NDA、合意書用 - OPS_ 発注書、出荷書類用 - MKT_ マーケティング資料、提案書用
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Invoice.pdfHR_2025-01-15_EmploymentOffer_JohnSmith.pdfローカライゼーション：ドイツ形式
ドイツの日付形式を使用：DD.MM.YYYY ドキュメントタイプをドイツ語に翻訳： - Invoice = Rechnung - Receipt = Quittung - Contract = Vertrag 会社名は元の言語のまま
15.01.2025_Rechnung_AcmeCorp.pdf業界別：会計事務所
形式：ClientCode_Year_DocType_Description クライアントコードは会社名から3文字 年は会計年度（ドキュメントの日付を使用） DocType略語： - INV 請求書用 - REC 領収書用 - BS 銀行明細書用 - TAX 税務書類用
ACM_2025_INV_OfficeSupplies.pdf業界別：法律事務所
形式：MatterNumber_Date_DocType_Version 案件/ケース番号があれば抽出 案件番号がない場合はクライアント名を使用 契約書の場合、DRAFTかEXECUTEDかを記載 複数バージョンがある場合はバージョン番号を含める
2025-0142_2025-01-15_NDA_EXECUTED.pdf効果的なプロンプトの書き方
具体的に
「日付を含める」ではなく「日付をYYYY-MM-DD形式で開始」と指定します。具体的な指示は一貫した結果を生み出します。
例を使う
AIに望むものを示します：「形式例：2025-01-15_CompanyName_InvoiceNumber.pdf」
エッジケースを処理
情報が欠落している場合の対処をAIに伝えます：「請求書番号がない場合は代わりにNOINVを使用」
1行に1ルール
複雑な指示を別々の行に分けます。読みやすくなり、AIが各ルールに従いやすくなります。
段階的にテスト
基本的な指示から始めて複雑さを追加します。大量バッチを処理する前に2〜3ファイルでテストしてください。
一般的なプロンプトパターン
日付形式：
- • YYYY-MM-DD（ISO、時系列でソート）
- • DD.MM.YYYY（ヨーロッパ）
- • MM-DD-YYYY（米国）
- • YYYYMMDD（コンパクト、セパレーターなし）
区切り文字：
- • アンダースコア（_）- 最も互換性が高い
- • ハイフン（-）- 読みやすい
- • キャメルケース - 区切りなし
条件付きロジック：
- • 「請求金額が$1000を超える場合、LARGE_プレフィックスを追加」
- • 「定期請求書の場合、REC_プレフィックスを追加」
- • 「ドキュメントがドイツ語の場合、ドイツ語の用語を維持」
テンプレートの保存新機能
マイテンプレートでは、カスタムプロンプト、フォルダ構成、ファイル名テンプレートなど、完全な設定を即座に再利用できるように保存できます。月次請求書や四半期レポートなどの定期的なタスクに最適です。
テンプレートを保存
設定を構成し、「マイテンプレート」をクリックして「現在の設定を保存」を選択します。「月次請求書」や「クライアント契約書」などの説明的な名前を付けてください。
テンプレートを読み込む
「マイテンプレート」をクリックして保存済みテンプレートを選択します。プロンプト、フォルダ構成、ファイル名テンプレートのすべての設定が即座に適用されます。
テンプレートを更新
設定を変更しましたか？「更新」をクリックして、新しいテンプレートを作成せずに現在選択されているテンプレートに変更を保存します。
デフォルトにリセット
「デフォルトにリセット」をクリックして、すべての設定をクリアし、自動モードとカスタムプロンプトなしの状態から新たに開始します。
保存される内容
- カスタムAI指示（プロンプト）
- フォルダ整理戦略
- ファイル名テンプレートの選択
アカウントが必要: マイテンプレートには無料アカウントが必要です。テンプレートはすべてのデバイス間で同期されます。
処理とダウンロード
処理の開始
ファイルがアップロードされ設定が構成されたら、処理ボタンをクリックします。ファイルは安全なサーバーにアップロードされ、AIによって分析され、設定に従ってリネームされます。
- 処理時間：1ファイルあたり10〜30秒。複雑なドキュメントやスキャンドキュメントはより長くかかる場合があります。
- クレジット：各ファイルは1クレジットを消費します。残高はヘッダーバーで確認できます。
- 並列処理：複数のファイルが同時に処理され、バッチ完了が高速化されます。
結果の確認
ファイル処理が完了すると、各オリジナルの横に提案されたファイル名が表示されます。リストには各ファイルの処理状況が表示されます：待機中、処理中、完了、または失敗。
ファイルのダウンロード
個別ダウンロード
完了したファイルの横にあるダウンロードアイコンをクリックして、新しい名前でダウンロードします。
一括ZIP
「すべてダウンロード」をクリックして、すべてのファイルを1つのZIPアーカイブで取得します。ファイルは選択したフォルダ構成に基づいてフォルダに整理されます。
ファイル保持
処理されたファイルは24時間ダウンロード可能で、その後サーバーから自動的に削除されます。元のファイルは変更されません。常にリネームされたコピーをダウンロードします。
ヒントとベストプラクティス
鮮明で読みやすいPDFを使用
選択可能なテキストを持つドキュメントが最良の結果を生み出します。スキャンドキュメントの場合は、少なくとも300DPIの解像度と良好なコントラストを確保してください。
類似のドキュメントをグループ化
より一貫した命名のために、請求書と契約書を別々に処理します。定期的に処理するドキュメントタイプごとに保存済みテンプレートを作成してください。
自動モードから始める
自動モードはほとんどのドキュメントで設定なしでうまく機能します。特定の命名規則が必要な場合にのみカスタムプロンプトに切り替えてください。
バッチ処理前にテスト
カスタムプロンプトを使用する場合は、数百件を処理する前に2〜3の代表的なファイルでテストしてください。クレジットを節約し、結果が期待に合致することを確認できます。
定期タスク用にテンプレートを保存
同じタイプのドキュメントを毎月処理する場合（請求書、明細書）、テンプレートを保存してください。ワンクリックですべての設定が適用されます。
日付優先の命名を使用
ファイル名を日付（YYYY-MM-DD形式）で始めると、どのファイルブラウザでも時系列でソートされ、最近のドキュメントを見つけやすくなります。
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