PDF Renamer 사용하기
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
작동 방식
PDF 이름 변경 도구는 AI를 사용하여 문서를 분석하고 지능적인 파일 이름을 생성합니다. 파일을 처리할 때 발생하는 일은 다음과 같습니다.
텍스트 추출
AI는 머리글, 본문 텍스트, 표 및 바닥글을 포함하여 PDF에서 읽을 수 있는 모든 텍스트를 추출합니다. 스캔한 문서의 경우 OCR(광학 문자 인식)이 이미지를 텍스트로 변환합니다.
콘텐츠 분석
AI는 문서 유형(송장, 계약서, 영수증 등)을 식별하고 주요 메타데이터인 날짜, 회사 이름, 금액, 참조 번호 및 기타 관련 정보를 추출합니다.
파일 이름 생성
선택한 템플릿과 사용자 정의 지침을 기반으로 AI는 깔끔하고 설명적인 파일 이름을 구성합니다. 특수 문자는 크로스 플랫폼 호환성을 위해 정리됩니다.
폴더 할당
폴더 구성 전략을 선택한 경우 AI는 추출된 메타데이터(연도, 회사, 문서 유형)를 기반으로 각 파일을 적절한 하위 폴더에 할당합니다.
시간 절약
수백 개의 파일을 수동 작업 시간 대신 몇 분 안에 처리하십시오
일관성 유지
모든 파일이 자동으로 동일한 명명 규칙을 따릅니다
파일을 더 빠르게 찾기
설명적인 파일 이름으로 검색 및 정렬이 쉬워집니다
보안 처리
전송 중 파일이 암호화되고 24시간 후 자동으로 삭제됩니다
파일 업로드
파일을 이름 변경 도구에 가져오는 것은 간단합니다. 여러 파일을 한 번에 업로드하고 배치로 처리할 수 있습니다.
드래그 앤 드롭
파일 탐색기에서 PDF 파일 또는 스캔 이미지(JPG, PNG, TIFF)를 업로드 영역으로 직접 드래그하십시오. 여러 파일을 한 번에 선택할 수 있습니다.
파일 찾아보기
업로드 영역을 클릭하여 파일 선택기를 엽니다. 여러 파일을 선택하려면 Ctrl(Mac에서는 Cmd)을 누른 상태로 유지하십시오.
파일 요구 사항
- PDF 파일 및 스캔 이미지(JPG, PNG, TIFF)
- 파일당 최대 25MB
- 배치당 파일 수에는 제한이 없습니다
- 검색 가능한 PDF가 가장 잘 작동합니다. 스캔한 문서는 OCR을 사용합니다
암호로 보호된 PDF
암호화된 PDF는 처리할 수 없습니다. 먼저 보호되지 않은 사본을 내보내십시오.
폴더 구조 옵션
모든 파일을 ZIP으로 다운로드하면 자동으로 폴더로 구성할 수 있습니다. 문서를 구성하려는 방식과 일치하는 구조를 선택하십시오.
플랫(폴더 없음)
root모든 파일이 하위 폴더 구성 없이 루트 디렉토리에 배치됩니다.
연도별
by_date문서 내용에서 추출한 연도별로 파일이 구성됩니다.
회사별
by_issuer문서를 발행한 회사 또는 조직별로 파일이 그룹화됩니다.
문서 유형별
by_type문서 유형별로 파일이 그룹화됩니다: 송장, 영수증, 계약서 등.
연도 / 회사
by_date_issuer2단계 계층: 먼저 연도별로, 그 다음 각 연도 내에서 회사별로.
연도 / 문서 유형
by_date_type2단계 계층: 먼저 연도별로, 그 다음 문서 유형별로.
전문가 팁
회계사와 부기사의 경우 연도 / 회사가 고객 파일에 적합합니다. 개인 사용의 경우 연도 / 문서 유형이 세금 문서, 영수증 및 계약서를 깔끔하게 분리합니다.
파일 이름 템플릿
템플릿은 생성된 파일 이름의 구조를 제어합니다. 각 템플릿은 포함되는 정보와 순서를 정의합니다.
자동(권장)
AI가 각 문서를 분석하고 가장 적절한 형식을 선택합니다. 송장의 경우 송장 번호가 포함됩니다. 계약서의 경우 당사자와 날짜가 포함됩니다. 혼합 문서 배치에 가장 적합한 선택입니다.
완전
사용 가능한 모든 정보를 포함합니다: 날짜, 문서 유형, 회사 및 참조 번호.
날짜 우선
시간순 정렬을 우선시합니다. 날짜가 먼저 오고 유형과 회사가 뒤따릅니다.
회사 중심
쉬운 공급업체 식별을 위해 날짜 다음에 회사 이름을 눈에 띄게 배치합니다.
간단
기본 식별만 필요한 경우 최소한의 정보.
사용자 정의 프롬프트 작성
사용자 정의 프롬프트를 사용하면 파일 이름 지정 방법을 완전히 제어할 수 있습니다. 엄격한 템플릿 대신 AI가 따르는 자연어 지침을 작성합니다. 이것은 일관되고 비즈니스별 명명 규칙을 만드는 가장 강력한 기능입니다.
프롬프트 작동 방식
프롬프트 편집기는 일반 영어 지침을 받습니다. 각 줄은 특정 문서 유형에 대한 규칙 또는 모든 문서에 적용되는 일반 규칙을 설명할 수 있습니다. AI는 문서 내용과 함께 지침을 읽고 그에 따라 파일 이름을 생성합니다.
So wird es verarbeitet: 처리 방법: 프롬프트는 각 문서에서 추출한 텍스트와 함께 AI로 전송됩니다. AI는 지침을 해석하고 적용하여 파일 이름을 만듭니다. 필요에 따라 구체적이거나 일반적으로 작성할 수 있습니다.
프롬프트 예제
기본: 날짜 형식 및 구조
YYYY-MM-DD 형식의 날짜로 시작 그런 다음 문서 유형 추가 그런 다음 회사 이름 추가 부분 사이에 밑줄 사용
2025-01-15_Invoice_AcmeCorp.pdf중급: 유형별 규칙
송장의 경우: 끝에 송장 번호 포함 계약서의 경우: 양 당사자 이름 포함 영수증의 경우: 달러 단위로 총액 포함 은행 명세서의 경우: 계정 마지막 4자리 포함
2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ServiceAgreement.pdf2025-01-15_Amazon_Receipt_$156.99.pdf고급: 부서 접두사
문서 내용에 따라 부서 접두사 추가: - 고용 계약서, 제안서, 정책의 경우 HR_ - 송장, 영수증, 재무제표의 경우 FIN_ - 계약서, NDA, 계약의 경우 LEGAL_ - 구매 주문, 배송 문서의 경우 OPS_ - 마케팅 자료, 제안서의 경우 MKT_
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Invoice.pdfHR_2025-01-15_EmploymentOffer_JohnSmith.pdf현지화: 독일어 형식
독일어 날짜 형식 사용: DD.MM.YYYY 문서 유형을 독일어로 번역: - Invoice = Rechnung - Receipt = Quittung - Contract = Vertrag 회사 이름은 원래 언어로 유지
15.01.2025_Rechnung_AcmeCorp.pdf산업: 회계 회사
형식: ClientCode_Year_DocType_Description 고객 코드는 회사 이름의 3글자 연도는 회계 연도(문서 날짜 사용) DocType 약어: - 송장의 경우 INV - 영수증의 경우 REC - 은행 명세서의 경우 BS - 세금 문서의 경우 TAX
ACM_2025_INV_OfficeSupplies.pdf산업: 법률 실무
형식: MatterNumber_Date_DocType_Version 사건/사례 번호가 있는 경우 추출 사건 번호가 없으면 고객 이름 사용 계약서의 경우 초안인지 실행인지 표시 여러 버전이 있는 경우 버전 번호 포함
2025-0142_2025-01-15_NDA_EXECUTED.pdf효과적인 프롬프트 작성
구체적으로 작성
"날짜 포함" 대신 "YYYY-MM-DD 형식의 날짜로 시작"이라고 말하십시오. 구체적인 지침은 일관된 결과를 생성합니다.
예제 사용
AI에게 원하는 것을 보여주십시오: "다음과 같이 형식: 2025-01-15_CompanyName_InvoiceNumber.pdf"
엣지 케이스 처리
AI에게 정보가 누락된 경우 수행할 작업을 알려주십시오: "송장 번호가 없으면 대신 NOINV를 사용하십시오."
줄당 하나의 규칙
복잡한 지침을 별도의 줄로 나누십시오. 읽기 쉽고 AI가 각 규칙을 따르는 데 도움이 됩니다.
점진적으로 테스트
기본 지침으로 시작하고 복잡성을 추가하십시오. 대량 배치를 처리하기 전에 2-3개 파일로 테스트하십시오.
일반적인 프롬프트 패턴
날짜 형식:
- • YYYY-MM-DD (ISO, 시간순으로 정렬)
- • DD.MM.YYYY (유럽)
- • MM-DD-YYYY (미국)
- • YYYYMMDD (간결, 구분 기호 없음)
구분 기호:
- • 밑줄 (_) - 가장 호환성이 높음
- • 하이픈 (-) - 읽기 쉬움
- • CamelCase - 구분 기호 없음
조건부 논리:
- • "송장 금액 > $1000인 경우 LARGE_ 접두사 추가"
- • "반복 송장의 경우 REC_ 접두사 추가"
- • "문서가 독일어인 경우 독일어 용어 유지"
템플릿 저장새로운
내 템플릿을 사용하면 완전한 구성인 사용자 정의 프롬프트, 폴더 구조 및 파일 이름 템플릿을 즉시 재사용할 수 있도록 저장할 수 있습니다. 월별 송장 또는 분기별 보고서와 같은 반복 작업에 적합합니다.
템플릿 저장
설정을 구성하고 "내 템플릿"을 클릭한 다음 "현재 설정 저장"을 클릭하십시오. "월별 송장" 또는 "고객 계약서"와 같은 설명적인 이름을 지정하십시오.
템플릿 로드
"내 템플릿"을 클릭하고 저장된 템플릿을 선택하십시오. 프롬프트, 폴더 구조 및 파일 이름 템플릿을 포함한 모든 설정이 즉시 적용됩니다.
템플릿 업데이트
설정을 수정했습니까? "업데이트"를 클릭하여 새 템플릿을 만들지 않고 현재 선택한 템플릿에 변경 사항을 저장하십시오.
기본값으로 재설정
"기본값으로 재설정"을 클릭하여 모든 설정을 지우고 자동 모드와 사용자 정의 프롬프트 없이 새로 시작하십시오.
저장되는 내용
- 사용자 정의 AI 지침(프롬프트)
- 폴더 구성 전략
- 파일 이름 템플릿 선택
계정 필요: 내 템플릿에는 무료 계정이 필요합니다. 템플릿은 모든 장치에서 동기화됩니다.
처리 및 다운로드
처리 시작
파일이 업로드되고 설정이 구성되면 처리 버튼을 클릭하십시오. 파일은 보안 서버에 업로드되고 AI가 분석하고 구성에 따라 이름이 변경됩니다.
- 처리 시간: 파일당 10-30초. 복잡하거나 스캔한 문서는 시간이 더 걸릴 수 있습니다.
- 크레딧: 각 파일은 1 크레딧을 소비합니다. 헤더 표시줄에서 잔액을 확인하십시오.
- 병렬 처리: 여러 파일이 동시에 처리되어 배치 완료가 빨라집니다.
결과 검토
파일이 완료되면 각 원본 옆에 제안된 파일 이름이 표시됩니다. 목록에는 각 파일의 처리 상태가 표시됩니다: 대기 중, 처리 중, 완료 또는 실패.
파일 다운로드
개별 다운로드
완료된 파일 옆에 있는 다운로드 아이콘을 클릭하여 새 이름으로 다운로드하십시오.
모두 ZIP으로 다운로드
"모두 다운로드"를 클릭하여 모든 파일을 단일 ZIP 아카이브로 가져오십시오. 파일은 선택한 폴더 구조에 따라 폴더로 구성됩니다.
파일 보관
처리된 파일은 24시간 동안 다운로드할 수 있으며 그 후 서버에서 자동으로 삭제됩니다. 원본 파일은 수정되지 않습니다. 항상 이름이 변경된 사본을 다운로드합니다.
팁 및 모범 사례
명확하고 읽기 쉬운 PDF 사용
선택 가능한 텍스트가 있는 문서가 최상의 결과를 생성합니다. 스캔한 문서의 경우 최소 300 DPI 해상도와 좋은 대비를 보장하십시오.
유사한 문서 그룹화
더 일관된 이름 지정을 위해 송장을 계약서와 별도로 처리하십시오. 정기적으로 처리하는 각 문서 유형에 대해 저장된 템플릿을 만드십시오.
자동 모드로 시작
자동 모드는 구성 없이 대부분의 문서에 잘 작동합니다. 특정 명명 규칙이 필요한 경우에만 사용자 정의 프롬프트로 전환하십시오.
배치 처리 전 테스트
사용자 정의 프롬프트를 사용할 때 수백 개를 처리하기 전에 대표 파일 2-3개로 테스트하십시오. 크레딧을 절약하고 결과가 예상과 일치하는지 확인합니다.
반복 작업을 위한 템플릿 저장
매월 동일한 유형의 문서(송장, 명세서)를 처리하는 경우 템플릿을 저장하십시오. 한 번의 클릭으로 모든 설정이 적용됩니다.
날짜 우선 명명 사용
날짜(YYYY-MM-DD 형식)로 파일 이름을 시작하면 파일 브라우저에서 파일이 시간순으로 정렬되어 최근 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다.
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