Den PDF-Umbenenner verwenden
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Rechnung_RE-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
So funktioniert es
Der PDF-Umbenenner verwendet KI, um Ihre Dokumente zu analysieren und intelligente Dateinamen zu generieren. Das passiert, wenn Sie eine Datei verarbeiten:
Textextraktion
Die KI extrahiert den gesamten lesbaren Text aus Ihrem PDF, einschließlich Überschriften, Fließtext, Tabellen und Fußzeilen. Bei gescannten Dokumenten wandelt OCR (optische Zeichenerkennung) Bilder in Text um.
Inhaltsanalyse
Die KI identifiziert den Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Quittung usw.) und extrahiert wichtige Metadaten: Daten, Firmennamen, Beträge, Referenznummern und andere relevante Informationen. Bei Cloud-Speicher-Integrationen sieht die KI auch Dateimetadaten wie Erstellungsdatum, Ordnerpfade und Eigentümer-Informationen von Dropbox, Google Drive oder OneDrive.
Dateinamengenerierung
Basierend auf Ihrer ausgewählten Vorlage und benutzerdefinierten Anweisungen erstellt die KI einen sauberen, beschreibenden Dateinamen. Sonderzeichen werden für plattformübergreifende Kompatibilität bereinigt.
Ordnerzuweisung
Wenn Sie eine Ordnerorganisationsstrategie ausgewählt haben, weist die KI jede Datei dem entsprechenden Unterordner basierend auf extrahierten Metadaten (Jahr, Firma, Dokumenttyp) zu.
Stunden sparen
Verarbeiten Sie Hunderte von Dateien in Minuten statt Stunden manueller Arbeit
Konsistent bleiben
Jede Datei folgt automatisch der gleichen Namenskonvention
Dateien schneller finden
Beschreibende Dateinamen machen das Suchen und Sortieren mühelos
Sichere Verarbeitung
Dateien werden bei der Übertragung verschlüsselt und nach 24 Stunden automatisch gelöscht
Dateien hochladen
Das Hochladen von Dateien in den Umbenenner ist einfach. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen und als Stapel verarbeiten.
Drag & Drop
Ziehen Sie PDF-Dateien oder gescannte Bilder (JPG, PNG, TIFF) direkt aus Ihrem Datei-Explorer auf den Upload-Bereich. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
Dateien durchsuchen
Klicken Sie auf den Upload-Bereich, um eine Dateiauswahl zu öffnen. Halten Sie Strg (Cmd auf Mac) gedrückt, um mehrere Dateien auszuwählen.
Dateianforderungen
- PDF-Dateien und gescannte Bilder (JPG, PNG, TIFF)
- Maximal 25 MB pro Datei
- Keine Begrenzung der Dateianzahl pro Stapel
- Durchsuchbare PDFs funktionieren am besten; gescannte Dokumente verwenden OCR
Passwortgeschützte PDFs
Verschlüsselte PDFs können nicht verarbeitet werden. Bitte exportieren Sie zuerst eine ungeschützte Kopie.
Ordnerstruktur-Optionen
Wenn Sie alle Dateien als ZIP herunterladen, können sie automatisch in Ordner organisiert werden. Wählen Sie eine Struktur, die Ihrer gewünschten Dokumentenorganisation entspricht.
Flach (keine Ordner)
rootAlle Dateien werden im Stammverzeichnis ohne Unterordnerorganisation abgelegt.
Nach Jahr
by_dateDateien werden nach dem aus dem Dokumentinhalt extrahierten Jahr organisiert.
Nach Firma
by_issuerDateien werden nach der Firma oder Organisation gruppiert, die das Dokument ausgestellt hat.
Nach Dokumenttyp
by_typeDateien werden nach Dokumenttyp gruppiert: Rechnungen, Quittungen, Verträge usw.
Jahr / Firma
by_date_issuerZweistufige Hierarchie: zuerst nach Jahr, dann nach Firma innerhalb jedes Jahres.
Jahr / Dokumenttyp
by_date_typeZweistufige Hierarchie: zuerst nach Jahr, dann nach Dokumenttyp.
Profi-Tipp
Für Buchhalter und Steuerberater eignet sich Jahr / Firma gut für Mandantendateien. Für den persönlichen Gebrauch hält Jahr / Dokumenttyp Steuerdokumente, Quittungen und Verträge ordentlich getrennt.
Dateinamenvorlagen
Vorlagen steuern die Struktur der generierten Dateinamen. Jede Vorlage definiert, welche Informationen enthalten sind und in welcher Reihenfolge.
Auto (empfohlen)
Die KI analysiert jedes Dokument und wählt das am besten geeignete Format. Bei Rechnungen werden Rechnungsnummern eingefügt. Bei Verträgen werden Parteien und Daten eingefügt. Dies ist die beste Wahl für gemischte Dokumentenstapel.
Vollständig
Enthält alle verfügbaren Informationen: Datum, Dokumenttyp, Firma und Referenznummer.
Datum zuerst
Priorisiert chronologische Sortierung. Das Datum steht an erster Stelle, gefolgt von Typ und Firma.
Firmenorientiert
Stellt den Firmennamen prominent nach dem Datum für einfache Lieferantenidentifikation.
Einfach
Minimale Informationen, wenn Sie nur eine grundlegende Identifikation benötigen.
Eigene Prompts schreiben
Benutzerdefinierte Prompts geben Ihnen vollständige Kontrolle über die Dateibenennung. Anstelle von starren Vorlagen schreiben Sie natürlichsprachliche Anweisungen, denen die KI folgt. Dies ist die leistungsstärkste Funktion für konsistente, geschäftsspezifische Namenskonventionen.
Wie Prompts funktionieren
Der Prompt-Editor akzeptiert Anweisungen in normalem Deutsch. Jede Zeile kann eine Regel für einen bestimmten Dokumenttyp oder eine allgemeine Regel für alle Dokumente beschreiben. Die KI liest Ihre Anweisungen zusammen mit dem Dokumentinhalt und generiert entsprechend Dateinamen.
So wird es verarbeitet: So wird es verarbeitet: Ihr Prompt wird zusammen mit dem extrahierten Text aus jedem Dokument an die KI gesendet, plus verfügbare Metadaten — PDF-Eigenschaften (Titel, Autor, Schlüsselwörter) und Cloud-Speicher-Details (Erstellungsdatum, Ordnerpfad, Eigentümer) von Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Die KI interpretiert Ihre Anweisungen und wendet sie an. Sie können diese Metadaten in Ihren Prompts referenzieren.
Prompt-Beispiele
Grundlegend: Datumsformat & Struktur
Beginne mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT Dann füge den Dokumenttyp hinzu Dann füge den Firmennamen hinzu Verwende Unterstriche zwischen den Teilen
2025-01-15_Rechnung_AcmeCorp.pdfFortgeschritten: Regeln pro Typ
Für Rechnungen: Rechnungsnummer am Ende einfügen Für Verträge: beide Parteinamen einfügen Für Quittungen: Gesamtbetrag in Euro einfügen Für Kontoauszüge: letzte 4 Ziffern der Kontonummer einfügen
2025-01-15_AcmeCorp_Rechnung_RE-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_Dienstleistungsvertrag.pdf2025-01-15_Amazon_Quittung_156,99€.pdfErweitert: Abteilungspräfixe
Füge Abteilungspräfix basierend auf Dokumentinhalt hinzu: - HR_ für Arbeitsverträge, Angebotsschreiben, Richtlinien - FIN_ für Rechnungen, Quittungen, Finanzberichte - LEGAL_ für Verträge, NDAs, Vereinbarungen - OPS_ für Bestellungen, Versanddokumente - MKT_ für Marketingmaterialien, Angebote
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Rechnung.pdfHR_2025-01-15_Arbeitsangebot_MaxMustermann.pdfLokalisierung: Deutsches Format
Verwende deutsches Datumsformat: TT.MM.JJJJ Dokumenttypen auf Deutsch: - Invoice = Rechnung - Receipt = Quittung - Contract = Vertrag Firmennamen in Originalsprache belassen
15.01.2025_Rechnung_AcmeCorp.pdfBranche: Steuerberatungskanzlei
Format: Mandantencode_Jahr_DokTyp_Beschreibung Mandantencodes sind 3 Buchstaben vom Firmennamen Jahr ist das Geschäftsjahr (verwende Dokumentdatum) DokTyp-Abkürzungen: - RE für Rechnungen - QU für Quittungen - KA für Kontoauszüge - ST für Steuerdokumente
ACM_2025_RE_Bürobedarf.pdfBranche: Anwaltskanzlei
Format: Aktennummer_Datum_DokTyp_Version Extrahiere Akten-/Fallnummer falls vorhanden Falls keine Aktennummer, verwende Mandantenname Bei Verträgen notieren ob ENTWURF oder UNTERZEICHNET Versionsnummer einfügen falls mehrere Versionen existieren
2025-0142_2025-01-15_NDA_UNTERZEICHNET.pdfCloud-Speicher-Daten verwenden
Dateien in Ordner nach dem Google Drive Erstellungsdatum im Format JJJJ-MM organisieren Den PDF-Titel als Dateinamen verwenden falls verfügbar Ansonsten Dokumenttyp und Firmenname verwenden
2024-08/Jahresbericht-2024.pdf2024-08/Rechnung_AcmeCorp.pdfDateimetadaten & Quellpfad nutzen
Den Dropbox-Quellordnernamen als Kategorie-Präfix verwenden Den PDF-Autor im Dateinamen einfügen Format: Kategorie_Autor_DokTyp_Datum
Steuern_MaxMustermann_1099-INT_2024.pdfVerträge_ErikaMusterfrau_NDA_2025-01-15.pdfEffektive Prompts schreiben
Sei spezifisch
Anstatt "das Datum einfügen", sagen Sie "beginne mit dem Datum im Format JJJJ-MM-TT". Spezifische Anweisungen erzeugen konsistente Ergebnisse.
Verwende Beispiele
Zeigen Sie der KI, was Sie wollen: "Formatiere wie: 2025-01-15_Firmenname_Rechnungsnummer.pdf"
Behandle Sonderfälle
Sagen Sie der KI, was zu tun ist, wenn Informationen fehlen: "Wenn keine Rechnungsnummer, verwende KEINE-RE stattdessen."
Eine Regel pro Zeile
Teilen Sie komplexe Anweisungen in separate Zeilen auf. Das macht sie leichter lesbar und hilft der KI, jede Regel zu befolgen.
Schrittweise testen
Beginnen Sie mit grundlegenden Anweisungen und fügen Sie Komplexität hinzu. Testen Sie mit 2-3 Dateien, bevor Sie große Stapel verarbeiten.
Dateimetadaten nutzen
Cloud-Speicher-Integrationen liefern zusätzlichen Kontext: Erstellungsdaten, Ordnerpfade und Eigentümernamen von Dropbox, Google Drive oder OneDrive. PDFs enthalten auch eingebettete Metadaten wie Titel und Autor. Referenzieren Sie diese in Prompts — z.B. "verwende das Google Drive Erstellungsdatum" oder "verwende den PDF-Autornamen."
Häufige Prompt-Muster
Datumsformate:
- • JJJJ-MM-TT (ISO, sortiert chronologisch)
- • TT.MM.JJJJ (Europäisch)
- • MM-TT-JJJJ (US)
- • JJJJMMTT (kompakt, ohne Trennzeichen)
Trennzeichen:
- • Unterstriche (_) - am kompatibelsten
- • Bindestriche (-) - lesbar
- • CamelCase - keine Trennzeichen
Bedingte Logik:
- • "Wenn Rechnungsbetrag > 1000€, füge GROSS_ Präfix hinzu"
- • "Für wiederkehrende Rechnungen, füge WIED_ Präfix hinzu"
- • "Wenn Dokument auf Englisch ist, englische Begriffe belassen"
Vorlagen speichernNeu
Meine Vorlagen ermöglicht es Ihnen, Ihre vollständige Konfiguration zu speichern—benutzerdefinierte Prompts, Ordnerstruktur und Dateinamenvorlage—zur sofortigen Wiederverwendung. Perfekt für wiederkehrende Aufgaben wie monatliche Rechnungen oder Quartalsberichte.
Vorlage speichern
Konfigurieren Sie Ihre Einstellungen, klicken Sie auf "Meine Vorlagen", dann "Aktuelle Einstellungen speichern". Geben Sie einen beschreibenden Namen wie "Monatliche Rechnungen" oder "Mandantenverträge".
Vorlage laden
Klicken Sie auf "Meine Vorlagen" und wählen Sie eine gespeicherte Vorlage. Alle Einstellungen—Prompt, Ordnerstruktur und Dateinamenvorlage—werden sofort angewendet.
Vorlage aktualisieren
Einstellungen geändert? Klicken Sie auf "Aktualisieren", um Änderungen an der aktuell ausgewählten Vorlage zu speichern, ohne eine neue zu erstellen.
Auf Standard zurücksetzen
Klicken Sie auf "Auf Standard zurücksetzen", um alle Einstellungen zu löschen und mit dem Auto-Modus und ohne benutzerdefinierten Prompt neu zu beginnen.
Was gespeichert wird
- Ihre benutzerdefinierten KI-Anweisungen (Prompt)
- Ordnerorganisationsstrategie
- Dateinamenvorlagenauswahl
Konto erforderlich: Meine Vorlagen erfordert ein kostenloses Konto. Vorlagen werden auf allen Ihren Geräten synchronisiert.
Verarbeitung & Download
Verarbeitung starten
Sobald Ihre Dateien hochgeladen und die Einstellungen konfiguriert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Verarbeiten. Dateien werden auf unsere sicheren Server hochgeladen, von der KI analysiert und gemäß Ihrer Konfiguration umbenannt.
- Verarbeitungszeit: 10-30 Sekunden pro Datei. Komplexe oder gescannte Dokumente können länger dauern.
- Credits: Jede Datei verbraucht 1 Credit. Überprüfen Sie Ihren Kontostand in der Kopfzeile.
- Parallele Verarbeitung: Mehrere Dateien werden gleichzeitig verarbeitet für schnellere Stapelverarbeitung.
Ergebnisse überprüfen
Während Dateien fertig werden, sehen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen neben jedem Original. Die Liste zeigt den Verarbeitungsstatus für jede Datei: in Warteschlange, wird verarbeitet, abgeschlossen oder fehlgeschlagen.
Dateien herunterladen
Einzeldownload
Klicken Sie auf das Download-Symbol neben einer abgeschlossenen Datei, um sie mit ihrem neuen Namen herunterzuladen.
Alle als ZIP herunterladen
Klicken Sie auf "Alle herunterladen", um alle Dateien in einem einzigen ZIP-Archiv zu erhalten. Dateien werden basierend auf Ihrer ausgewählten Ordnerstruktur organisiert.
Dateispeicherung
Verarbeitete Dateien sind 24 Stunden lang zum Download verfügbar und werden dann automatisch von unseren Servern gelöscht. Originaldateien werden nie geändert—Sie laden immer umbenannte Kopien herunter.
Tipps & Best Practices
Klare, lesbare PDFs verwenden
Dokumente mit auswählbarem Text liefern die besten Ergebnisse. Für gescannte Dokumente stellen Sie mindestens 300 DPI Auflösung und guten Kontrast sicher.
Ähnliche Dokumente gruppieren
Verarbeiten Sie Rechnungen getrennt von Verträgen für konsistentere Benennung. Erstellen Sie gespeicherte Vorlagen für jeden Dokumenttyp, den Sie regelmäßig bearbeiten.
Mit Auto-Modus beginnen
Der Auto-Modus funktioniert für die meisten Dokumente ohne Konfiguration gut. Wechseln Sie nur zu benutzerdefinierten Prompts, wenn Sie spezifische Namenskonventionen benötigen.
Vor Stapelverarbeitung testen
Bei Verwendung benutzerdefinierter Prompts testen Sie mit 2-3 repräsentativen Dateien, bevor Sie Hunderte verarbeiten. Das spart Credits und stellt sicher, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.
Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben speichern
Wenn Sie monatlich den gleichen Dokumenttyp verarbeiten (Rechnungen, Kontoauszüge), speichern Sie eine Vorlage. Ein Klick wendet alle Ihre Einstellungen an.
Datum-zuerst-Benennung verwenden
Dateinamen mit Datum am Anfang (JJJJ-MM-TT Format) stellen sicher, dass Dateien in jedem Dateibrowser chronologisch sortiert werden, was das Finden aktueller Dokumente erleichtert.
Bereit loszulegen?
Beginnen Sie jetzt mit dem Umbenennen Ihrer PDFs. Neue Benutzer erhalten 50 kostenlose Credits—keine Kreditkarte erforderlich.