Utiliser le Renommeur PDF
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
Comment Ça Marche
Le renommeur PDF utilise l'IA pour analyser vos documents et générer des noms de fichiers intelligents. Voici ce qui se passe lorsque vous traitez un fichier :
Extraction de Texte
L'IA extrait tout le texte lisible de votre PDF, y compris en-têtes, corps de texte, tableaux et pieds de page. Pour les documents scannés, l'OCR (reconnaissance optique de caractères) convertit les images en texte.
Analyse de Contenu
L'IA identifie le type de document (facture, contrat, reçu, etc.) et extrait les métadonnées clés : dates, noms d'entreprises, montants, numéros de référence et autres informations pertinentes.
Génération de Nom de Fichier
En fonction de votre modèle sélectionné et de toute instruction personnalisée, l'IA construit un nom de fichier propre et descriptif. Les caractères spéciaux sont nettoyés pour la compatibilité multiplateforme.
Attribution de Dossier
Si vous avez sélectionné une stratégie d'organisation de dossiers, l'IA attribue chaque fichier au sous-dossier approprié en fonction des métadonnées extraites (année, entreprise, type de document).
Économisez des Heures
Traitez des centaines de fichiers en minutes au lieu d'heures de travail manuel
Restez Cohérent
Chaque fichier suit automatiquement la même convention de nommage
Trouvez les Fichiers Plus Vite
Les noms de fichiers descriptifs rendent la recherche et le tri sans effort
Traitement Sécurisé
Fichiers chiffrés en transit et auto-supprimés après 24 heures
Télécharger des Fichiers
Mettre des fichiers dans le renommeur est simple. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois et les traiter par lot.
Glisser & Déposer
Glissez des fichiers PDF ou images scannées (JPG, PNG, TIFF) directement depuis votre explorateur de fichiers sur la zone de téléchargement. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois.
Parcourir les Fichiers
Cliquez sur la zone de téléchargement pour ouvrir un sélecteur de fichiers. Maintenez Ctrl (Cmd sur Mac) pour sélectionner plusieurs fichiers.
Exigences de Fichiers
- Fichiers PDF et images scannées (JPG, PNG, TIFF)
- Maximum 25 Mo par fichier
- Pas de limite sur le nombre de fichiers par lot
- Les PDF recherchables fonctionnent mieux ; les documents scannés utilisent l'OCR
PDF Protégés par Mot de Passe
Les PDF chiffrés ne peuvent pas être traités. Veuillez d'abord exporter une copie non protégée.
Options de Structure de Dossiers
Lorsque vous téléchargez tous les fichiers en ZIP, ils peuvent être automatiquement organisés en dossiers. Choisissez une structure qui correspond à la façon dont vous voulez organiser vos documents.
Plat (Pas de Dossiers)
rootTous les fichiers placés dans le répertoire racine sans organisation en sous-dossiers.
Par Année
by_dateFichiers organisés par l'année extraite du contenu du document.
Par Entreprise
by_issuerFichiers regroupés par l'entreprise ou l'organisation qui a émis le document.
Par Type de Document
by_typeFichiers regroupés par type de document : Factures, Reçus, Contrats, etc.
Année / Entreprise
by_date_issuerHiérarchie à deux niveaux : d'abord par année, puis par entreprise dans chaque année.
Année / Type de Document
by_date_typeHiérarchie à deux niveaux : d'abord par année, puis par type de document.
Conseil Pro
Pour les comptables et les teneurs de livres, Année / Entreprise fonctionne bien pour les fichiers clients. Pour un usage personnel, Année / Type de Document garde les documents fiscaux, reçus et contrats bien séparés.
Modèles de Noms de Fichiers
Les modèles contrôlent la structure des noms de fichiers générés. Chaque modèle définit quelles informations sont incluses et dans quel ordre.
Auto (Recommandé)
L'IA analyse chaque document et choisit le format le plus approprié. Pour les factures, elle inclut les numéros de facture. Pour les contrats, elle inclut les parties et les dates. C'est le meilleur choix pour les lots de documents mixtes.
Complet
Inclut toutes les informations disponibles : date, type de document, entreprise et numéro de référence.
Date en Premier
Priorise le tri chronologique. La date vient en premier, suivie du type et de l'entreprise.
Centré sur l'Entreprise
Met le nom de l'entreprise en évidence après la date pour une identification facile du fournisseur.
Simple
Informations minimales pour quand vous avez juste besoin d'une identification de base.
Écrire des Prompts Personnalisés
Les prompts personnalisés vous donnent un contrôle complet sur la façon dont les fichiers sont nommés. Au lieu de modèles rigides, vous écrivez des instructions en langage naturel que l'IA suit. C'est la fonctionnalité la plus puissante pour créer des conventions de nommage cohérentes et spécifiques à l'entreprise.
Comment Fonctionnent les Prompts
L'éditeur de prompt accepte des instructions en français simple. Chaque ligne peut décrire une règle pour un type de document spécifique ou une règle générale qui s'applique à tous les documents. L'IA lit vos instructions aux côtés du contenu du document et génère les noms de fichiers en conséquence.
So wird es verarbeitet: Comment c'est traité : Votre prompt est envoyé à l'IA avec le texte extrait de chaque document. L'IA interprète vos instructions et les applique pour créer le nom de fichier. Vous pouvez être aussi spécifique ou général que nécessaire.
Exemples de Prompts
Base : Format de Date & Structure
Commencer par la date au format AAAA-MM-JJ Ajouter ensuite le type de document Ajouter ensuite le nom de l'entreprise Utiliser des underscores entre les parties
2025-01-15_Invoice_AcmeCorp.pdfIntermédiaire : Règles par Type
Pour les factures : inclure le numéro de facture à la fin Pour les contrats : inclure les noms des deux parties Pour les reçus : inclure le montant total en euros Pour les relevés bancaires : inclure les 4 derniers chiffres du compte
2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ServiceAgreement.pdf2025-01-15_Amazon_Receipt_156.99€.pdfAvancé : Préfixes de Département
Ajouter un préfixe de département basé sur le contenu du document : - RH_ pour les contrats d'emploi, lettres d'offre, politiques - FIN_ pour les factures, reçus, états financiers - LEGAL_ pour les contrats, NDA, accords - OPS_ pour les bons de commande, documents d'expédition - MKT_ pour les supports marketing, propositions
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Invoice.pdfRH_2025-01-15_OffreEmploi_JohnSmith.pdfLocalisation : Format Français
Utiliser le format de date français : JJ.MM.AAAA Traduire les types de documents en français : - Invoice = Facture - Receipt = Reçu - Contract = Contrat Garder les noms d'entreprises dans la langue d'origine
15.01.2025_Facture_AcmeCorp.pdfIndustrie : Cabinet Comptable
Format : CodeClient_Année_TypeDoc_Description Les codes clients sont 3 lettres du nom de l'entreprise L'année est l'année fiscale (utiliser la date du document) Abréviations TypeDoc : - INV pour les factures - REC pour les reçus - BS pour les relevés bancaires - TAX pour les documents fiscaux
ACM_2025_INV_FournituresBureau.pdfIndustrie : Cabinet Juridique
Format : NuméroDossier_Date_TypeDoc_Version Extraire le numéro de dossier/affaire si présent Si pas de numéro de dossier, utiliser le nom du client Pour les contrats, noter si c'est BROUILLON ou EXÉCUTÉ Inclure le numéro de version si plusieurs versions existent
2025-0142_2025-01-15_NDA_EXÉCUTÉ.pdfÉcrire des Prompts Efficaces
Soyez Spécifique
Au lieu de "inclure la date", dites "commencer par la date au format AAAA-MM-JJ". Des instructions spécifiques produisent des résultats cohérents.
Utilisez des Exemples
Montrez à l'IA ce que vous voulez : "Formater comme : 2025-01-15_NomEntreprise_NuméroFacture.pdf"
Gérez les Cas Limites
Dites à l'IA quoi faire lorsque des informations manquent : "Si pas de numéro de facture, utiliser SANSINV à la place."
Une Règle par Ligne
Décomposez les instructions complexes en lignes séparées. Cela les rend plus faciles à lire et aide l'IA à suivre chaque règle.
Testez Progressivement
Commencez par des instructions de base et ajoutez de la complexité. Testez avec 2-3 fichiers avant de traiter de gros lots.
Modèles de Prompts Courants
Formats de Date :
- • AAAA-MM-JJ (ISO, tri chronologique)
- • JJ.MM.AAAA (Européen)
- • MM-JJ-AAAA (US)
- • AAAAMMJJ (compact, sans séparateurs)
Séparateurs :
- • Underscores (_) - plus compatible
- • Tirets (-) - lisible
- • CamelCase - sans séparateurs
Logique Conditionnelle :
- • "Si montant facture > 1000€, ajouter préfixe LARGE_"
- • "Pour les factures récurrentes, ajouter préfixe REC_"
- • "Si le document est en allemand, garder les termes allemands"
Sauvegarder des ModèlesNouveau
Mes Modèles vous permet de sauvegarder votre configuration complète—prompts personnalisés, structure de dossiers et modèle de nom de fichier—pour une réutilisation instantanée. Parfait pour les tâches récurrentes comme les factures mensuelles ou les rapports trimestriels.
Sauvegarder un Modèle
Configurez vos paramètres, cliquez sur "Mes Modèles", puis "Sauvegarder les paramètres actuels". Donnez-lui un nom descriptif comme "Factures Mensuelles" ou "Contrats Clients".
Charger un Modèle
Cliquez sur "Mes Modèles" et sélectionnez n'importe quel modèle sauvegardé. Tous les paramètres—prompt, structure de dossiers et modèle de nom de fichier—sont appliqués instantanément.
Mettre à Jour un Modèle
Modifié vos paramètres ? Cliquez sur "Mettre à jour" pour sauvegarder les modifications dans le modèle actuellement sélectionné sans en créer un nouveau.
Réinitialiser aux Valeurs par Défaut
Cliquez sur "Réinitialiser aux valeurs par défaut" pour effacer tous les paramètres et recommencer avec le mode Auto et sans prompt personnalisé.
Ce Qui Est Sauvegardé
- Vos instructions IA personnalisées (prompt)
- Stratégie d'organisation des dossiers
- Sélection du modèle de nom de fichier
Compte Requis: Mes Modèles nécessite un compte gratuit. Les modèles se synchronisent sur tous vos appareils.
Traitement & Téléchargement
Démarrer le Traitement
Une fois vos fichiers téléchargés et les paramètres configurés, cliquez sur le bouton Traiter. Les fichiers sont téléchargés sur nos serveurs sécurisés, analysés par l'IA et renommés selon votre configuration.
- Temps de traitement : 10-30 secondes par fichier. Les documents complexes ou scannés peuvent prendre plus de temps.
- Crédits : Chaque fichier consomme 1 crédit. Vérifiez votre solde dans la barre d'en-tête.
- Traitement parallèle : Plusieurs fichiers sont traités simultanément pour une complétion de lot plus rapide.
Réviser les Résultats
Au fur et à mesure que les fichiers sont complétés, vous verrez le nom de fichier suggéré à côté de chaque original. La liste affiche le statut de traitement pour chaque fichier : en file d'attente, en traitement, complété ou échoué.
Télécharger les Fichiers
Téléchargement Individuel
Cliquez sur l'icône de téléchargement à côté de n'importe quel fichier complété pour le télécharger avec son nouveau nom.
Tout Télécharger en ZIP
Cliquez sur "Tout Télécharger" pour obtenir tous les fichiers dans une seule archive ZIP. Les fichiers sont organisés en dossiers en fonction de votre structure de dossiers sélectionnée.
Conservation des Fichiers
Les fichiers traités sont disponibles au téléchargement pendant 24 heures, puis automatiquement supprimés de nos serveurs. Les fichiers originaux ne sont jamais modifiés—vous téléchargez toujours des copies renommées.
Conseils & Bonnes Pratiques
Utilisez des PDF Clairs et Lisibles
Les documents avec du texte sélectionnable produisent les meilleurs résultats. Pour les documents scannés, assurez une résolution d'au moins 300 DPI et un bon contraste.
Regroupez les Documents Similaires
Traitez les factures séparément des contrats pour un nommage plus cohérent. Créez des modèles sauvegardés pour chaque type de document que vous gérez régulièrement.
Commencez avec le Mode Auto
Le mode Auto fonctionne bien pour la plupart des documents sans configuration. Passez uniquement aux prompts personnalisés lorsque vous avez besoin de conventions de nommage spécifiques.
Testez Avant le Traitement par Lot
Lors de l'utilisation de prompts personnalisés, testez avec 2-3 fichiers représentatifs avant de traiter des centaines. Cela économise des crédits et garantit que les résultats correspondent aux attentes.
Sauvegardez des Modèles pour les Tâches Récurrentes
Si vous traitez le même type de documents mensuellement (factures, relevés), sauvegardez un modèle. Un clic applique tous vos paramètres.
Utilisez le Nommage Date-en-Premier
Commencer les noms de fichiers par des dates (format AAAA-MM-JJ) garantit que les fichiers se trient chronologiquement dans n'importe quel explorateur de fichiers, facilitant la recherche de documents récents.
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