Utilizzo del Rinominatore PDF
Verwandeln Sie unordentliche Dateinamen wie scan_001.pdf in professionelle Namen wie 2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-001.pdf. Diese Anleitung behandelt alles von einfachen Uploads bis hin zu fortgeschrittenem Prompt-Engineering.
Come Funziona
Il rinominatore PDF usa l'AI per analizzare i suoi documenti e generare nomi di file intelligenti. Ecco cosa succede quando elabora un file:
Estrazione Testo
L'AI estrae tutto il testo leggibile dal suo PDF, inclusi intestazioni, corpo del testo, tabelle e piè di pagina. Per documenti scansionati, l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) converte le immagini in testo.
Analisi Contenuto
L'AI identifica il tipo di documento (fattura, contratto, ricevuta, ecc.) ed estrae metadati chiave: date, nomi di aziende, importi, numeri di riferimento e altre informazioni rilevanti.
Generazione Nome File
In base al modello selezionato e a eventuali istruzioni personalizzate, l'AI costruisce un nome file pulito e descrittivo. I caratteri speciali vengono sanificati per la compatibilità multipiattaforma.
Assegnazione Cartella
Se ha selezionato una strategia di organizzazione delle cartelle, l'AI assegna ogni file alla sottocartella appropriata in base ai metadati estratti (anno, azienda, tipo di documento).
Risparmi Ore
Elabori centinaia di file in minuti invece di ore di lavoro manuale
Mantenga la Coerenza
Ogni file segue automaticamente la stessa convenzione di denominazione
Trovi i File Più Velocemente
I nomi di file descrittivi rendono la ricerca e l'ordinamento senza sforzo
Elaborazione Sicura
File crittografati in transito ed eliminati automaticamente dopo 24 ore
Caricamento File
Inserire i file nel rinominatore è semplice. Può caricare più file contemporaneamente ed elaborarli come lotto.
Trascina e Rilascia
Trascini file PDF o immagini scansionate (JPG, PNG, TIFF) direttamente dal suo esploratore file sull'area di caricamento. Può selezionare più file contemporaneamente.
Sfoglia File
Clicchi sull'area di caricamento per aprire un selettore di file. Tenga premuto Ctrl (Cmd su Mac) per selezionare più file.
Requisiti File
- File PDF e immagini scansionate (JPG, PNG, TIFF)
- Massimo 25 MB per file
- Nessun limite sul numero di file per lotto
- I PDF ricercabili funzionano meglio; i documenti scansionati usano l'OCR
PDF Protetti da Password
I PDF crittografati non possono essere elaborati. La preghiamo di esportare prima una copia non protetta.
Opzioni Struttura Cartelle
Quando scarica tutti i file come ZIP, possono essere organizzati automaticamente in cartelle. Scelga una struttura che corrisponda a come desidera organizzare i suoi documenti.
Piatta (Nessuna Cartella)
rootTutti i file posizionati nella directory radice senza organizzazione in sottocartelle.
Per Anno
by_dateFile organizzati per anno estratto dal contenuto del documento.
Per Azienda
by_issuerFile raggruppati per azienda o organizzazione che ha emesso il documento.
Per Tipo di Documento
by_typeFile raggruppati per tipo di documento: Fatture, Ricevute, Contratti, ecc.
Anno / Azienda
by_date_issuerGerarchia a due livelli: prima per anno, poi per azienda all'interno di ogni anno.
Anno / Tipo di Documento
by_date_typeGerarchia a due livelli: prima per anno, poi per tipo di documento.
Suggerimento Professionale
Per commercialisti e contabili, Anno / Azienda funziona bene per i file dei clienti. Per uso personale, Anno / Tipo di Documento mantiene documenti fiscali, ricevute e contratti ben separati.
Modelli Nome File
I modelli controllano la struttura dei nomi di file generati. Ogni modello definisce quali informazioni sono incluse e in quale ordine.
Auto (Consigliato)
L'AI analizza ogni documento e sceglie il formato più appropriato. Per le fatture, include numeri di fattura. Per i contratti, include parti e date. Questa è la scelta migliore per lotti di documenti misti.
Completo
Include tutte le informazioni disponibili: data, tipo di documento, azienda e numero di riferimento.
Data Prima
Dà priorità all'ordinamento cronologico. La data viene prima, seguita da tipo e azienda.
Focalizzato su Azienda
Mette il nome dell'azienda in evidenza dopo la data per una facile identificazione del fornitore.
Semplice
Informazioni minime per quando ha solo bisogno di un'identificazione di base.
Scrittura Prompt Personalizzati
I prompt personalizzati Le danno il controllo completo su come vengono nominati i file. Invece di modelli rigidi, Lei scrive istruzioni in linguaggio naturale che l'AI segue. Questa è la funzionalità più potente per creare convenzioni di denominazione coerenti e specifiche per l'azienda.
Come Funzionano i Prompt
L'editor di prompt accetta istruzioni in inglese semplice. Ogni riga può descrivere una regola per un tipo di documento specifico o una regola generale che si applica a tutti i documenti. L'AI legge le sue istruzioni insieme al contenuto del documento e genera di conseguenza i nomi dei file.
So wird es verarbeitet: Come viene elaborato: Il suo prompt viene inviato all'AI insieme al testo estratto da ogni documento. L'AI interpreta le sue istruzioni e le applica per creare il nome del file. Può essere specifico o generale quanto necessario.
Esempi di Prompt
Base: Formato Data e Struttura
Start with date in YYYY-MM-DD format Then add the document type Then add the company name Use underscores between parts
2025-01-15_Invoice_AcmeCorp.pdfIntermedio: Regole Per Tipo
For invoices: include invoice number at the end For contracts: include both parties' names For receipts: include total amount in dollars For bank statements: include account last 4 digits
2025-01-15_AcmeCorp_Invoice_INV-2025-001.pdf2025-01-15_AcmeCorp-TechStart_ServiceAgreement.pdf2025-01-15_Amazon_Receipt_$156.99.pdfAvanzato: Prefissi di Reparto
Add department prefix based on document content: - HR_ for employment contracts, offer letters, policies - FIN_ for invoices, receipts, financial statements - LEGAL_ for contracts, NDAs, agreements - OPS_ for purchase orders, shipping documents - MKT_ for marketing materials, proposals
FIN_2025-01-15_AcmeCorp_Invoice.pdfHR_2025-01-15_EmploymentOffer_JohnSmith.pdfLocalizzazione: Formato Tedesco
Use German date format: DD.MM.YYYY Translate document types to German: - Invoice = Rechnung - Receipt = Quittung - Contract = Vertrag Keep company names in original language
15.01.2025_Rechnung_AcmeCorp.pdfSettore: Studio Contabile
Format: ClientCode_Year_DocType_Description Client codes are 3 letters from company name Year is fiscal year (use document date) DocType abbreviations: - INV for invoices - REC for receipts - BS for bank statements - TAX for tax documents
ACM_2025_INV_OfficeSupplies.pdfSettore: Studio Legale
Format: MatterNumber_Date_DocType_Version Extract matter/case number if present If no matter number, use client name For contracts, note if it's DRAFT or EXECUTED Include version number if multiple versions exist
2025-0142_2025-01-15_NDA_EXECUTED.pdfScrittura Prompt Efficaci
Sia Specifico
Invece di "include the date", dica "start with date in YYYY-MM-DD format". Istruzioni specifiche producono risultati coerenti.
Usi Esempi
Mostri all'AI cosa desidera: "Format like: 2025-01-15_CompanyName_InvoiceNumber.pdf"
Gestisca i Casi Limite
Dica all'AI cosa fare quando mancano informazioni: "If no invoice number, use NOINV instead."
Una Regola Per Riga
Suddivida istruzioni complesse in righe separate. Questo le rende più facili da leggere e aiuta l'AI a seguire ogni regola.
Testi Incrementalmente
Inizi con istruzioni di base e aggiunga complessità. Testi con 2-3 file prima di elaborare lotti grandi.
Modelli di Prompt Comuni
Formati Data:
- • YYYY-MM-DD (ISO, ordina cronologicamente)
- • DD.MM.YYYY (Europeo)
- • MM-DD-YYYY (USA)
- • YYYYMMDD (compatto, senza separatori)
Separatori:
- • Underscore (_) - più compatibili
- • Trattini (-) - leggibili
- • CamelCase - nessun separatore
Logica Condizionale:
- • "If invoice amount > $1000, add LARGE_ prefix"
- • "For recurring invoices, add REC_ prefix"
- • "If document is in German, keep German terms"
Salvataggio ModelliNuovo
I Miei Modelli Le permette di salvare la sua configurazione completa—prompt personalizzati, struttura cartelle e modello nome file—per un riutilizzo istantaneo. Perfetto per attività ricorrenti come fatture mensili o report trimestrali.
Salva Modello
Configuri le sue impostazioni, clicchi su "I Miei Modelli", poi "Salva impostazioni correnti". Le dia un nome descrittivo come "Fatture Mensili" o "Contratti Clienti".
Carica Modello
Clicchi su "I Miei Modelli" e selezioni qualsiasi modello salvato. Tutte le impostazioni—prompt, struttura cartelle e modello nome file—vengono applicate istantaneamente.
Aggiorna Modello
Ha modificato le sue impostazioni? Clicchi su "Aggiorna" per salvare le modifiche al modello attualmente selezionato senza crearne uno nuovo.
Ripristina ai Predefiniti
Clicchi su "Ripristina ai predefiniti" per cancellare tutte le impostazioni e ricominciare da capo con la modalità Auto e nessun prompt personalizzato.
Cosa Viene Salvato
- Le sue istruzioni AI personalizzate (prompt)
- Strategia di organizzazione cartelle
- Selezione modello nome file
Account Richiesto: I Miei Modelli richiede un account gratuito. I modelli si sincronizzano su tutti i suoi dispositivi.
Elaborazione e Download
Avvio dell'Elaborazione
Una volta caricati i suoi file e configurate le impostazioni, clicchi sul pulsante Elabora. I file vengono caricati sui nostri server sicuri, analizzati dall'AI e rinominati secondo la sua configurazione.
- Tempo di elaborazione: 10-30 secondi per file. Documenti complessi o scansionati potrebbero richiedere più tempo.
- Crediti: Ogni file consuma 1 credito. Controlli il suo saldo nella barra intestazione.
- Elaborazione parallela: Più file vengono elaborati simultaneamente per un completamento più rapido del lotto.
Revisione Risultati
Man mano che i file vengono completati, vedrà il nome file suggerito accanto a ciascun originale. L'elenco mostra lo stato di elaborazione per ogni file: in coda, in elaborazione, completato o non riuscito.
Download File
Download Individuale
Clicchi sull'icona di download accanto a qualsiasi file completato per scaricarlo con il suo nuovo nome.
Scarica Tutti come ZIP
Clicchi su "Scarica Tutti" per ottenere tutti i file in un singolo archivio ZIP. I file sono organizzati in cartelle in base alla struttura cartelle selezionata.
Conservazione File
I file elaborati sono disponibili per il download per 24 ore, poi vengono automaticamente eliminati dai nostri server. I file originali non vengono mai modificati—scarica sempre copie rinominate.
Suggerimenti e Best Practice
Usi PDF Chiari e Leggibili
I documenti con testo selezionabile producono i migliori risultati. Per documenti scansionati, assicuri almeno 300 DPI di risoluzione e un buon contrasto.
Raggruppi Documenti Simili
Elabori le fatture separatamente dai contratti per una denominazione più coerente. Crei modelli salvati per ogni tipo di documento che gestisce regolarmente.
Inizi con la Modalità Auto
La modalità Auto funziona bene per la maggior parte dei documenti senza configurazione. Passi ai prompt personalizzati solo quando ha bisogno di convenzioni di denominazione specifiche.
Testi Prima di Elaborare in Lotto
Quando usa prompt personalizzati, testi con 2-3 file rappresentativi prima di elaborarne centinaia. Questo risparmia crediti e assicura che i risultati corrispondano alle aspettative.
Salvi Modelli per Attività Ricorrenti
Se elabora lo stesso tipo di documenti mensilmente (fatture, estratti conto), salvi un modello. Un clic applica tutte le sue impostazioni.
Usi Denominazione Data-Prima
Iniziare i nomi dei file con le date (formato YYYY-MM-DD) assicura che i file si ordinino cronologicamente in qualsiasi browser di file, rendendo facile trovare documenti recenti.
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