Dokumentbenennung für die Hausverwaltung
Jeder Mietvertrag, jede Inspektion und jeder Wartungsauftrag — korrekt benannt, nach Immobilie abgelegt
AI liest Immobilien-IDs, Wohnungsnummern und Mietercodes aus Verwaltungsdokumenten. 1,800 Dokumente pro Monat, in Minuten organisiert.
Hausverwaltung · Dokumentbenennung
Benennen Sie Immobiliendokumente automatisch mit AI um, die Immobilien-IDs, Wohnungsnummern und Mietlaufzeiten liest.
- Verbinden Sie Google Drive oder Dropbox — AI verarbeitet Dateien, sobald sie von Mietern und Wartungsteams eingehen.
- Immobilien-IDs, Wohnungsnummern und Arbeitsauftragsnummern werden automatisch in jeden Dateinamen codiert.
- Übergabepakete sind bereit — Inspektionsberichte, Mietverträge und Auszugsdokumente sind nach Wohneinheit vororganisiert.
Hausverwalter verarbeiten 1,800+ Dokumente pro Monat mit 95%+ Extraktionsgenauigkeit.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Benennungsvorlagen für die Hausverwaltung
Starten Sie mit praxiserprobten Mustern oder passen Sie sie pro Immobilie an. Speichern Sie Vorlagen und verwenden Sie sie in Ihrem Portfolio erneut.
Mietverträge
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfNach Immobilie und Wohneinheit organisiert. Mietlaufzeiten sind für Verlängerungsverfolgung und Compliance durchsuchbar.
Inspektionsberichte
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfEinzugs-/Auszugs-/Jahresinspektionen werden nach Typ und Ergebnis verfolgt. Datumsindexiert für Übergabe-Workflows.
Arbeitsaufträge
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfWartungsanfragen werden nach Immobilie, Kategorie und Priorität verfolgt. Datumsindexiert für die Abrechnung mit Dienstleistern.
Mietlisten
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfMonatliche Mietlisten nach Immobilie organisiert. Einfacher Vergleich über Zeiträume hinweg für die Finanzberichterstattung.
Warum Immobilienteams Renamed.to wählen
Für Immobiliendokumente entwickelt im Vergleich zu manueller Umbenennung oder allgemeinen Dateitools.
| Funktion | Renamed.to | Manuell | Allgemeine Tools |
|---|---|---|---|
| Liest Immobilien-IDs und Wohnungsnummern | |||
| Codierung von Mietercode und Mietlaufzeit | |||
| Erkennung von Arbeitsauftragsnummern | |||
| 1,800+ Dokumente pro Monat im Batch | |||
| Funktioniert mit Google Drive und Dropbox | |||
| Vertrauensvorschau vor dem Anwenden | |||
| Rückgängig mit einem Klick (Originale bleiben unberührt) | |||
| Benennungsvorlagen pro Immobilie |
Berechnen Sie Ihre Zeitersparnis
Passen Sie die Schieberegler an Ihr monatliches Dokumentenvolumen an. Sehen Sie, was Ihr Team zurückbekommt.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Sicherheit für Immobiliendokumente
Verschlüsselung auf Enterprise-Niveau, Zugriffskontrollen und Audit-Trails für sensible Mieter- und Mietvertragsdateien.
Verschlüsselung und Datenstandort
TLS 1.3 bei der Übertragung, AES-256 im Ruhezustand. EU-Rechenzentren (Hetzner, Deutschland) mit SOC 2-Kontrollen (nicht auditiert). Schlüssel werden vierteljährlich rotiert.
Zugriff und Audit
2FA und SSO über Google Workspace oder Microsoft 365. Rollenbasierte Berechtigungen. Jeder Dateizugriff, jede Umbenennung und jede Freigabe wird mit vollständiger Zuordnung protokolliert.
Qualitätskontrollen
Jede Umbenennung zeigt einen Konfidenzwert. Vorschau Seite an Seite vor dem Anwenden. Rückgängig mit einem Klick — Originale werden nie verändert oder gelöscht. Audit-Trail als CSV exportierbar.
Dateien werden während der Verarbeitung vorübergehend gespeichert (unter 10 Minuten) und dann gelöscht. Löschen Sie Dateinamendaten jederzeit über Ihr Dashboard. Vollständige Sicherheitsdokumentation →
Häufig gestellte Fragen
Wie liest AI Immobilien-IDs aus Verwaltungsdokumenten?
Unsere AI verwendet OCR und Dokumentenintelligenz, um Immobilien-IDs, Wohnungsnummern, Mieternamen und Arbeitsauftragsnummern aus Mietverträgen, Inspektionen und Wartungsunterlagen zu extrahieren. Funktioniert mit gescannten PDFs, digitalen Dokumenten und PMS-Exporten. 95%+ Genauigkeit bei getesteten Immobiliendokumenttypen.
Versteht es Formate für Mietlaufzeiten?
Ja. Die AI erkennt Start-/Enddaten von Mietverträgen, Verlängerungsdaten und Laufzeiten. Mietlaufzeiten werden automatisch in Dateinamen codiert, sodass Dokumente ohne manuelles Tagging nach aktivem/abgelaufenem Status durchsuchbar sind.
Wie funktioniert die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen?
AI erkennt Arbeitsauftragsnummern, Wartungskategorien (Sanitär, Elektro, HVAC usw.) und Prioritätsstufen aus Wartungsanfragen und Lieferantenrechnungen. Jeder Arbeitsauftrag wird im Dateinamen codiert, damit er bis zur Fertigstellung und Abrechnung leicht nachverfolgt werden kann.
Integriert es sich mit AppFolio oder Buildium?
Noch nicht direkt. Renamed.to funktioniert mit Google Drive und Dropbox — den Dateispeicher-Ebenen, in die PMS-Plattformen exportieren. Verarbeiten Sie Dateien in Ihrem geteilten Laufwerk und sorgen Sie für eine konsistente Benennung in Ihrem gesamten Dokumentenarchiv.
Können verschiedene Immobilien eigene Benennungsregeln verwenden?
Ja. Richten Sie immobilienspezifische Ordner mit benutzerdefinierten Vorlagen ein. Jedes Gebäude, jeder Komplex oder jedes Verwaltungsportfolio erhält eigene Benennungsmuster. Dateien werden automatisch verarbeitet, sobald sie im Posteingang der jeweiligen Immobilie eingehen.
Wie geht es mit Übergabepaketen um?
Übergabedokumente — Auszugsinspektionen, Kautionsunterlagen, Reinigungsbelege und Schlüsselrückgabeformulare — sind während des gesamten Prozesses bereits nach Wohneinheit und Mieter benannt. Bei der Übergabe exportieren Sie ein sauberes Paket, das für die Akte des nächsten Mieters organisiert ist.
Was kostet es?
Kostenlos für bis zu 50 Dokumente pro Monat. Danach Guthabenpakete nach Verbrauch: $9 für 1,000 Dokumente ($0.009 pro Datei) oder $49 für 10,000 Dokumente ($0.0049 pro Datei). Mengenpreise verfügbar für Firmen mit 200+ Wohneinheiten und 1,800+ Dokumenten monatlich. Zum Start ist keine Kreditkarte erforderlich.
Aus der Praxis
Was Immobilienteams sagen
“200 Einheiten in 4 Gebäuden und jede Inspektion zu finden war ein Albtraum. Jetzt landet jedes Dokument mit der richtigen Immobilien-ID und Wohnungsnummer. Unser Vermietungsagent verliert keine Dateien mehr.”
Hausverwalter
Wohnanlage
25 Std. eingespart/Monat
“Übergabe bedeutete früher einen ganzen Tag, um Auszugsdokumente pro Wohneinheit zu organisieren. Das Paket ist jetzt fertig, bevor das Reinigungsteam überhaupt beginnt. Der neue Mieter bekommt vom ersten Tag an eine perfekte Akte.”
Leiter Vermietung
Mehrfamilien-Portfolio
8 Std. → 1 Std. pro Übergabe
“Arbeitsaufträge, nach Kategorie und Priorität abgelegt, haben uns bei einem Streit mit einem Dienstleister geholfen. Wir haben in Sekunden jeden Sanitär-WO für Gebäude C gezogen und die Abrechnungsdifferenz sofort geklärt.”
Wartungsleiter
Hausverwaltungsfirma
1.800+ Dokumente/Monat
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