Nazewnictwo dokumentów dla zarządzania nieruchomościami
Każda umowa najmu, inspekcja i zlecenie konserwacji — poprawnie nazwane, przypisane do nieruchomości
AI odczytuje identyfikatory nieruchomości, numery lokali i kody najemców z dokumentów zarządczych. 1,800 dokumentów miesięcznie, uporządkowanych w kilka minut.
Zarządzanie nieruchomościami · Nazewnictwo dokumentów
Automatycznie zmieniaj nazwy dokumentów dotyczących nieruchomości za pomocą AI, które odczytuje identyfikatory nieruchomości, numery lokali i warunki najmu.
- Połącz Google Drive lub Dropbox — AI przetwarza pliki, gdy trafiają od najemców i zespołów konserwacyjnych.
- Identyfikatory nieruchomości, numery lokali i numery zleceń roboczych są automatycznie kodowane w każdej nazwie pliku.
- Pakiety przekazania gotowe — raporty z inspekcji, umowy najmu i dokumenty wyprowadzki są wstępnie uporządkowane według lokalu.
Zarządcy nieruchomości przetwarzają 1,800+ dokumentów miesięcznie z dokładnością ekstrakcji 95%+.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Szablony nazewnictwa dla zarządzania nieruchomościami
Zacznij od sprawdzonych wzorców lub dostosuj je do każdej nieruchomości. Zapisuj szablony i używaj ich ponownie w całym portfolio.
Umowy najmu
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfUporządkowane według nieruchomości i lokalu. Warunki najmu można wyszukiwać na potrzeby śledzenia odnowień i zgodności.
Raporty z inspekcji
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfInspekcje przy wprowadzeniu/wyprowadzce/coroczne śledzone według typu i wyniku. Daty indeksowane dla procesów przekazania lokalu.
Zlecenia robocze
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfZgłoszenia konserwacyjne śledzone według nieruchomości, kategorii i priorytetu. Daty indeksowane na potrzeby rozliczeń z dostawcami.
Zestawienia czynszów
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfMiesięczne zestawienia czynszów uporządkowane według nieruchomości. Łatwe porównania między okresami do raportowania finansowego.
Dlaczego zespoły ds. nieruchomości wybierają Renamed.to
Stworzone do dokumentów nieruchomości w porównaniu z ręczną zmianą nazw lub ogólnymi narzędziami do plików.
| Funkcja | Renamed.to | Ręcznie | Narzędzia ogólne |
|---|---|---|---|
| Odczytuje identyfikatory nieruchomości i numery lokali | |||
| Kodowanie kodu najemcy i warunków najmu | |||
| Wykrywanie numeru zlecenia roboczego | |||
| Partie 1,800+ dokumentów miesięcznie | |||
| Działa z Google Drive i Dropbox | |||
| Podgląd pewności przed zastosowaniem | |||
| Cofnięcie jednym kliknięciem (oryginały nienaruszone) | |||
| Szablony nazewnictwa dla każdej nieruchomości |
Oblicz oszczędność czasu
Dostosuj suwaki do miesięcznej liczby dokumentów. Zobacz, ile czasu odzyska Państwa zespół.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Bezpieczeństwo stworzone dla dokumentów nieruchomości
Szyfrowanie klasy enterprise, kontrola dostępu i ścieżki audytu dla wrażliwych plików najemców i umów najmu.
Szyfrowanie i lokalizacja danych
TLS 1.3 w transmisji, AES-256 w spoczynku. Centra danych w UE (Hetzner, Niemcy) z kontrolami SOC 2 (bez audytu). Klucze rotowane co kwartał.
Dostęp i audyt
2FA i SSO przez Google Workspace lub Microsoft 365. Uprawnienia oparte na rolach. Każdy dostęp do pliku, zmiana nazwy i zatwierdzenie są rejestrowane z pełnym przypisaniem.
Kontrola jakości
Każda zmiana nazwy pokazuje wynik pewności. Podgląd obok siebie przed zastosowaniem. Cofnięcie jednym kliknięciem — oryginały nigdy nie są modyfikowane ani usuwane. Ścieżkę audytu można wyeksportować jako CSV.
Pliki są przechowywane tymczasowo podczas przetwarzania (poniżej 10 minut), a następnie usuwane. Dane nazw plików można usunąć w dowolnym momencie z panelu. Pełna dokumentacja bezpieczeństwa →
Często zadawane pytania
Jak AI odczytuje identyfikatory nieruchomości z dokumentów zarządczych?
Nasze AI wykorzystuje OCR i inteligencję dokumentów do wyodrębniania identyfikatorów nieruchomości, numerów lokali, nazwisk najemców i numerów zleceń roboczych z umów najmu, inspekcji i dokumentacji konserwacyjnej. Działa ze skanowanymi PDF, dokumentami cyfrowymi i eksportami PMS. 95%+ dokładności dla testowanych typów dokumentów nieruchomości.
Czy rozumie formaty warunków najmu?
Tak. AI rozpoznaje daty rozpoczęcia/zakończenia najmu, daty odnowienia i długość trwania umowy. Warunki najmu są automatycznie kodowane w nazwach plików, dzięki czemu dokumenty można wyszukiwać według statusu aktywny/wygasły bez ręcznego tagowania.
Jak działa śledzenie zleceń roboczych?
AI wykrywa numery zleceń roboczych, kategorie prac konserwacyjnych (hydraulika, elektryka, HVAC itp.) oraz poziomy priorytetu w zgłoszeniach konserwacyjnych i fakturach od dostawców. Każde zlecenie robocze jest kodowane w nazwie pliku, co ułatwia śledzenie aż do realizacji i rozliczenia.
Czy integruje się z AppFolio lub Buildium?
Jeszcze nie bezpośrednio. Renamed.to działa z Google Drive i Dropbox — warstwami przechowywania plików, do których eksportują platformy PMS. Przetwarzaj pliki na współdzielonym dysku i utrzymuj spójne nazewnictwo w całym archiwum dokumentów.
Czy różne nieruchomości mogą używać własnych zasad nazewnictwa?
Tak. Skonfiguruj foldery specyficzne dla nieruchomości z niestandardowymi szablonami. Każdy budynek, kompleks lub portfel zarządzania otrzymuje własne wzorce nazewnictwa. Pliki są przetwarzane automatycznie, gdy trafiają do skrzynki odbiorczej danej nieruchomości.
Jak radzi sobie z pakietami przekazania?
Dokumenty przekazania — inspekcje przy wyprowadzce, dokumentacja kaucji, rachunki za sprzątanie i formularze zwrotu kluczy — są już nazwane według lokalu i najemcy na każdym etapie procesu. Przy przekazaniu można wyeksportować czysty pakiet uporządkowany dla akt kolejnego najemcy.
Ile to kosztuje?
Za darmo do 50 dokumentów miesięcznie. Następnie pakiety kredytów pay-as-you-go: $9 za 1,000 dokumentów ($0.009 za plik) lub $49 za 10,000 dokumentów ($0.0049 za plik). Cennik wolumenowy dostępny dla firm zarządzających 200+ lokalami i 1,800+ dokumentami miesięcznie. Na start nie jest wymagana karta kredytowa.
Z praktyki
Co mówią zespoły ds. nieruchomości
“200 lokali w 4 budynkach i każdą inspekcję trudno było znaleźć. Teraz każdy dokument trafia z właściwym identyfikatorem nieruchomości i numerem lokalu. Nasz agent leasingowy przestał gubić pliki.”
Zarządca nieruchomości
Kompleks mieszkaniowy
25 godz. oszczędności/mies.
“Przekazanie oznaczało kiedyś cały dzień porządkowania dokumentów wyprowadzki dla każdego lokalu. Teraz pakiet jest gotowy, zanim ekipa sprzątająca w ogóle zacznie. Nowy najemca otrzymuje kompletną dokumentację od pierwszego dnia.”
Dyrektor ds. najmu
Portfel nieruchomości wielorodzinnych
8 godz. → 1 godz. na zmianę najemcy
“Zlecenia robocze zapisane według kategorii i priorytetu pomogły nam w sporze z dostawcą. Wyciągnęliśmy wszystkie zlecenia hydrauliczne dla Budynku C w kilka sekund i od razu wyjaśniliśmy rozbieżność w rozliczeniu.”
Kierownik ds. utrzymania
Firma zarządzająca nieruchomościami
1800+ dokumentów/mies.
Gotowi uporządkować dokumenty dotyczące nieruchomości?
Połącz współdzielony dysk, wrzuć pierwszą partię i zobacz przejrzyste nazwy plików w kilka minut.
Darmowe 50 dokumentów/miesiąc · Bez karty kredytowej · Oryginały nigdy nie są modyfikowane
Odkrywaj dalej
Poznaj powiązane rozwiązania, przypadki użycia i zasoby