Nomenclatura de documentos para gestão imobiliária
Cada contrato, inspeção e ordem de manutenção — com o nome correto, arquivado por propriedade
A IA lê IDs de propriedades, números de unidades e códigos de inquilinos de documentos de gestão. 1,800 documentos por mês, organizados em minutos.
Gestão imobiliária · Nomenclatura de documentos
Renomeie automaticamente documentos imobiliários usando IA que lê IDs de propriedades, números de unidades e prazos de contrato.
- Conecte Google Drive ou Dropbox — a IA processa os arquivos à medida que chegam de inquilinos e equipes de manutenção.
- IDs de propriedades, números de unidades e números de ordens de serviço codificados em cada nome de arquivo automaticamente.
- Pacotes de rotatividade prontos — relatórios de inspeção, contratos e documentos de saída pré-organizados por unidade.
Gestores imobiliários processam 1,800+ documentos por mês com 95%+ de precisão de extração.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Modelos de nomenclatura para gestão imobiliária
Comece com padrões testados em campo ou personalize por propriedade. Salve modelos e reutilize em todo o seu portfólio.
Contratos de locação
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfOrganizados por propriedade e unidade. Prazos de contrato pesquisáveis para acompanhamento de renovações e conformidade.
Relatórios de inspeção
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfInspeções de entrada/saída/anuais acompanhadas por tipo e resultado. Data indexada para fluxos de rotatividade.
Ordens de serviço
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfSolicitações de manutenção acompanhadas por propriedade, categoria e prioridade. Data indexada para faturamento de fornecedores.
Relações de aluguel
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfRelações mensais de aluguel organizadas por propriedade. Comparação fácil entre períodos para relatórios financeiros.
Por que equipes imobiliárias escolhem a Renamed.to
Desenvolvido para documentos imobiliários em comparação com renomeação manual ou ferramentas genéricas de arquivos.
| Recurso | Renamed.to | Manual | Ferramentas genéricas |
|---|---|---|---|
| Lê IDs de propriedades e números de unidades | |||
| Codificação de código do inquilino e prazo do contrato | |||
| Detecção de número de ordem de serviço | |||
| Lotes de 1,800+ documentos por mês | |||
| Funciona com Google Drive e Dropbox | |||
| Pré-visualização de confiança antes de aplicar | |||
| Desfazer com um clique (originais intocados) | |||
| Modelos de nomenclatura por propriedade |
Calcule sua economia de tempo
Ajuste os controles para corresponder ao seu volume mensal de documentos. Veja o que sua equipe recupera.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Segurança criada para documentos imobiliários
Criptografia de nível empresarial, controles de acesso e trilhas de auditoria para arquivos sensíveis de inquilinos e contratos.
Criptografia e residência
TLS 1.3 em trânsito, AES-256 em repouso. Centros de dados na UE (Hetzner, Alemanha) com controles SOC 2 (não auditado). Chaves rotacionadas trimestralmente.
Acesso e auditoria
2FA e SSO via Google Workspace ou Microsoft 365. Permissões baseadas em função. Cada acesso a arquivo, renomeação e aprovação é registrado com atribuição completa.
Controles de qualidade
Cada renomeação mostra uma pontuação de confiança. Pré-visualize lado a lado antes de aplicar. Desfazer com um clique — os originais nunca são modificados nem excluídos. Trilha de auditoria exportável como CSV.
Arquivos armazenados temporariamente durante o processamento (menos de 10 minutos) e depois excluídos. Remova os dados de nomes de arquivos a qualquer momento pelo seu painel. Documentação completa de segurança →
Perguntas frequentes
Como a IA lê IDs de propriedades em documentos de gestão?
Nossa IA usa OCR e inteligência de documentos para extrair IDs de propriedades, números de unidades, nomes de inquilinos e números de ordens de serviço de contratos, inspeções e registros de manutenção. Funciona com PDFs digitalizados, documentos digitais e exportações de PMS. 95%+ de precisão nos tipos de documentos imobiliários testados.
Ela entende formatos de prazo de contrato?
Sim. A IA reconhece datas de início/fim do contrato, datas de renovação e duração dos prazos. Os prazos de contrato são codificados nos nomes dos arquivos automaticamente para que os documentos possam ser pesquisados por status ativo/expirado sem marcação manual.
Como funciona o acompanhamento de ordens de serviço?
A IA detecta números de ordens de serviço, categorias de manutenção (hidráulica, elétrica, HVAC etc.) e níveis de prioridade em solicitações de manutenção e faturas de fornecedores. Cada ordem de serviço é codificada no nome do arquivo para facilitar o acompanhamento até a conclusão e o faturamento.
Ela se integra ao AppFolio ou Buildium?
Ainda não diretamente. Renamed.to funciona com Google Drive e Dropbox — as camadas de armazenamento de arquivos para as quais as plataformas de PMS exportam. Processe arquivos em seu drive compartilhado e mantenha uma nomenclatura consistente em todo o seu arquivo de documentos.
Propriedades diferentes podem usar suas próprias regras de nomenclatura?
Sim. Configure pastas específicas por propriedade com modelos personalizados. Cada edifício, complexo ou portfólio de gestão tem seus próprios padrões de nomenclatura. Os arquivos são processados automaticamente à medida que chegam à caixa de entrada de cada propriedade.
Como ela lida com pacotes de rotatividade?
Documentos de rotatividade — inspeções de saída, registros de caução, recibos de limpeza e formulários de devolução de chaves — já são nomeados por unidade e inquilino durante todo o processo. Na rotatividade, exporte um pacote limpo organizado para o arquivo do próximo inquilino.
Quanto custa?
Grátis para até 50 documentos por mês. Depois, pacotes de créditos pay-as-you-go: $9 por 1,000 documentos ($0.009 por arquivo) ou $49 por 10,000 documentos ($0.0049 por arquivo). Preços por volume disponíveis para empresas que administram 200+ unidades com 1,800+ documentos por mês. Não é necessário cartão de crédito para começar.
Do campo
O que as equipes imobiliárias estão dizendo
“200 unidades em 4 edifícios e cada inspeção era um pesadelo para encontrar. Agora cada documento chega com o ID da propriedade e o número da unidade corretos. Nosso agente de locação parou de perder arquivos.”
Gerente de propriedade
Complexo residencial
25 h economizadas/mês
“Rotatividade costumava significar um dia inteiro organizando documentos de saída por unidade. O pacote agora fica pronto antes mesmo de a equipe de limpeza começar. O novo inquilino recebe um arquivo perfeito desde o primeiro dia.”
Diretor de locação
Portfólio multifamiliar
8 h → 1 h por rotatividade
“Ordens de serviço arquivadas por categoria e prioridade nos salvaram durante uma disputa com fornecedor. Encontramos todas as O.S. de hidráulica do Edifício C em segundos e resolvemos a divergência de faturamento na hora.”
Supervisor de manutenção
Empresa de gestão imobiliária
1,800+ docs/mês
Pronto para organizar seus documentos imobiliários?
Conecte seu drive compartilhado, envie seu primeiro lote e veja nomes de arquivos limpos em minutos.
Grátis 50 docs/mês · Sem cartão de crédito · Originais nunca modificados
Continue explorando
Descubra soluções, casos de uso e recursos relacionados