Denominazione documenti per la gestione immobiliare
Ogni contratto, ispezione e ordine di manutenzione — denominato correttamente, archiviato per proprietà
L’AI legge ID proprietà, numeri di unità e codici inquilino dai documenti di gestione. 1,800 documenti al mese, organizzati in minuti.
Gestione immobiliare · Denominazione documenti
Rinomini automaticamente i documenti immobiliari con l’AI che legge ID proprietà, numeri di unità e termini del contratto.
- Colleghi Google Drive o Dropbox — l’AI elabora i file man mano che arrivano da inquilini e team di manutenzione.
- ID proprietà, numeri di unità e numeri ordine di lavoro codificati automaticamente in ogni nome file.
- Pacchetti di turnover pronti — rapporti di ispezione, contratti e documenti di rilascio già organizzati per unità.
I property manager elaborano 1,800+ documenti al mese con un’accuratezza di estrazione del 95%+.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Modelli di denominazione per la gestione immobiliare
Inizi con schemi testati sul campo o personalizzi per proprietà. Salvi i modelli e li riutilizzi in tutto il suo portafoglio.
Contratti di locazione
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfOrganizzati per proprietà e unità. Termini del contratto ricercabili per rinnovi e conformità.
Rapporti di ispezione
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfIspezioni di ingresso/uscita/annuali tracciate per tipo e risultato. Data indicizzata per i flussi di turnover.
Ordini di lavoro
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfRichieste di manutenzione tracciate per proprietà, categoria e priorità. Data indicizzata per la fatturazione fornitori.
Prospetti canoni
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfProspetti canoni mensili organizzati per proprietà. Confronto semplice tra periodi per la reportistica finanziaria.
Perché i team immobiliari scelgono Renamed.to
Progettato per documenti immobiliari rispetto alla rinomina manuale o a strumenti file generici.
| Funzionalità | Renamed.to | Manuale | Strumenti generici |
|---|---|---|---|
| Legge ID proprietà e numeri di unità | |||
| Codifica codice inquilino e termini del contratto | |||
| Rilevamento numero ordine di lavoro | |||
| Batch di 1,800+ documenti al mese | |||
| Funziona con Google Drive e Dropbox | |||
| Anteprima affidabilità prima dell’applicazione | |||
| Annullamento con un clic (originali intatti) | |||
| Modelli di denominazione per proprietà |
Calcoli il risparmio di tempo
Regoli i cursori in base al volume mensile di documenti. Veda cosa recupera il suo team.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Sicurezza progettata per i documenti immobiliari
Crittografia di livello enterprise, controlli di accesso e audit trail per file sensibili di inquilini e contratti.
Crittografia e residenza dei dati
TLS 1.3 in transito, AES-256 a riposo. Data center nell’UE (Hetzner, Germania) con controlli SOC 2 (non verificati). Chiavi ruotate trimestralmente.
Accesso e audit
2FA e SSO tramite Google Workspace o Microsoft 365. Permessi basati sui ruoli. Ogni accesso, rinomina e approvazione file registrati con attribuzione completa.
Controlli di qualità
Ogni rinomina mostra un punteggio di affidabilità. Anteprima affiancata prima dell’applicazione. Annullamento con un clic — gli originali non vengono mai modificati o eliminati. Audit trail esportabile come CSV.
File archiviati temporaneamente durante l’elaborazione (meno di 10 minuti), poi eliminati. Può eliminare i dati dei nomi file in qualsiasi momento dalla dashboard. Documentazione completa sulla sicurezza →
Domande frequenti
Come fa l’AI a leggere gli ID proprietà dai documenti di gestione?
La nostra AI usa OCR e intelligenza documentale per estrarre ID proprietà, numeri di unità, nomi degli inquilini e numeri di ordine di lavoro da contratti, ispezioni e registri di manutenzione. Funziona con PDF scansionati, documenti digitali ed esportazioni PMS. Accuratezza del 95%+ sui tipi di documenti immobiliari testati.
Comprende i formati dei termini del contratto?
Sì. L’AI riconosce date di inizio/fine contratto, date di rinnovo e durata dei termini. I termini del contratto vengono codificati automaticamente nei nomi file, così i documenti sono ricercabili per stato attivo/scaduto senza etichettatura manuale.
Come funziona il tracciamento degli ordini di lavoro?
L’AI rileva numeri di ordine di lavoro, categorie di manutenzione (idraulica, elettrica, HVAC, ecc.) e livelli di priorità da richieste di manutenzione e fatture fornitori. Ogni ordine di lavoro viene codificato nel nome file per un tracciamento semplice fino al completamento e alla fatturazione.
Si integra con AppFolio o Buildium?
Non direttamente, per ora. Renamed.to funziona con Google Drive e Dropbox — i livelli di archiviazione file verso cui le piattaforme PMS esportano. Elabora i file nel suo drive condiviso e mantenga una denominazione coerente in tutto il suo archivio documentale.
Proprietà diverse possono usare regole di denominazione proprie?
Sì. Imposti cartelle specifiche per proprietà con modelli personalizzati. Ogni edificio, complesso o portafoglio di gestione ha i propri schemi di denominazione. I file vengono elaborati automaticamente man mano che arrivano nella casella di ciascuna proprietà.
Come gestisce i pacchetti di turnover?
I documenti di turnover — ispezioni di uscita, registri del deposito cauzionale, ricevute di pulizia e moduli di restituzione chiavi — sono già denominati per unità e inquilino durante tutto il processo. Al turnover, esporti un pacchetto pulito organizzato per il file del prossimo inquilino.
Quanto costa?
Gratis fino a 50 documenti al mese. Poi pacchetti di crediti pay-as-you-go: $9 per 1,000 documenti ($0.009 per file) o $49 per 10,000 documenti ($0.0049 per file). Prezzi su volume disponibili per società che gestiscono 200+ unità con 1,800+ documenti mensili. Nessuna carta di credito richiesta per iniziare.
Dal campo
Cosa dicono i team immobiliari
“200 unità in 4 edifici e trovare ogni ispezione era un incubo. Ora ogni documento arriva con l’ID proprietà e il numero di unità corretti. Il nostro agente di locazione ha smesso di perdere file.”
Property Manager
Complesso residenziale
25 h risparmiate/mese
“Il turnover significava un’intera giornata per organizzare i documenti di uscita per unità. Ora il pacchetto è pronto prima ancora che inizi il team di pulizie. Il nuovo inquilino riceve un file perfetto fin dal primo giorno.”
Direttore locazioni
Portafoglio multi-family
8 h → 1 h per cambio inquilino
“Gli ordini di lavoro archiviati per categoria e priorità ci hanno salvato durante una contestazione con un fornitore. Abbiamo recuperato in pochi secondi ogni WO idraulico dell’Edificio C e risolto subito la discrepanza di fatturazione.”
Supervisore manutenzione
Società di gestione immobiliare
1.800+ documenti/mese
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Gratis 50 documenti/mese · Nessuna carta di credito · Originali mai modificati
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