Nommage de documents pour la gestion immobilière
Chaque bail, inspection et ordre de maintenance — correctement nommé, classé par propriété
L’IA lit les ID de propriétés, les numéros d’unité et les codes locataires dans les documents de gestion. 1,800 documents par mois, organisés en quelques minutes.
Gestion immobilière · Nommage de documents
Renommez automatiquement les documents immobiliers à l’aide d’une IA qui lit les ID de propriétés, les numéros d’unité et les durées de bail.
- Connectez Google Drive ou Dropbox — l’IA traite les fichiers à mesure qu’ils arrivent des locataires et des équipes de maintenance.
- Les ID de propriétés, numéros d’unité et numéros d’ordre de travail sont encodés automatiquement dans chaque nom de fichier.
- Dossiers de rotation prêts — rapports d’inspection, baux et documents de sortie pré-organisés par unité.
Les gestionnaires immobiliers traitent 1,800+ documents par mois avec 95%+ de précision d’extraction.
Your property folder today vs. tomorrow
Every property portfolio drowns in unlabeled files. AI reads each document and encodes property IDs, unit numbers, and tenant codes into the filename.
Before — your inbox right now
lease_agreement.pdfNo property ID, no unit, no tenant
inspection_photos.pdfWhich unit? Move-in or move-out? Which date?
work_order_urgent.pdfWhich property? Which unit? What category?
rent_roll_Jan.pdfWhich property? Which year? Current or historical?
maintenance_invoice.pdfWhich work order? Which vendor? Which unit?
Average time to find a specific document: 4–8 minutes of searching, opening, closing.
After — minutes with Renamed.to
PROP-142_Unit-3B_Johnson_2026-02-01_2027-01-31.pdfProperty, unit, tenant, term — lease-ready
PROP-142_Unit-3B_INSP_MoveOut_2026-01-15_Pass.pdfProperty, unit, type, result — turnover-ready
PROP-142_WO-0891_Plumbing_P1_2026-01-14.pdfProperty, WO, category, priority — dispatch-ready
PROP-142_RentRoll_Jan_2026.pdfProperty, month, year — reporting-ready
PROP-142_WO-0891_INV_AcePlumbing_$485.00.pdfProperty, WO, vendor, amount — billing-ready
Time to find any document: type 3 letters in your file browser. Done.
AI naming across every management phase
From leasing applications to turnover packages — documents named correctly from the moment they arrive.
Leasing
Lease agreements, applications, and screening
Connect your shared drive. Drop applications, leases, and screening reports into the inbox. AI reads property IDs and unit numbers, encoding them into every filename before tenants move in.
Connect Drive or Dropbox → drop files → AI extracts property IDs automatically.
Lease agreements, rental applications, tenant screening reports, move-in checklists
Management
Inspections, work orders, rent collection
AI reads property IDs, work order numbers, and maintenance categories from inspections, work orders, and vendor invoices as they arrive from tenants and maintenance teams. Priority levels and categories encoded automatically.
Files arrive from tenants and vendors → AI reads document fields → naming applied instantly.
Inspection reports, work orders, vendor invoices, rent rolls, maintenance records
Turnover
Move-out inspections, deposits, and re-leasing
Move-out inspections, security deposit records, cleaning invoices, and unit preparation documents — already named by property and unit. No last-minute renaming before the next tenant moves in.
Turnover docs already organized → export clean package → hand off to next tenant file.
Move-out inspections, security deposit records, cleaning receipts, key return forms
Property Document Field Recognition
AI detects and encodes these fields from leases, inspections, work orders, and rent rolls automatically.
Use case example
How a PM firm with 200+ units could save 22+ hours monthly
1,800+ documents per month from tenants, maintenance teams, and vendors across a 200-unit portfolio. A property coordinator spends 22–28 hours monthly organizing leases, inspection reports, and work orders. Wrong documents get filed under the wrong unit. Work orders can't be found by category during vendor billing disputes.
Connect property shared drives. AI reads property IDs and unit numbers, detects work order categories, and encodes tenant codes into every filename. Leases searchable by unit and term, inspections organized by type and result, work orders indexed by category and priority.
Expected benefits:
- 22–28 hours saved monthly — coordinator focuses on tenant relations, not file cleanup
- Unit tracking built into filenames — PROP-142/Unit-3B encoded automatically, no more misfiled documents
- Turnover packages ready in minutes — move-out inspections and deposit records pre-organized by unit
Illustrative example based on typical property management workflows. Individual results vary based on portfolio size, document volume, and existing processes.
1,800+
Docs per month
22–28 hrs
Coordinator time saved
200+
Units managed
~380%
Estimated ROI
Modèles de nommage pour la gestion immobilière
Commencez avec des schémas éprouvés sur le terrain ou personnalisez par propriété. Enregistrez des modèles et réutilisez-les dans l’ensemble de votre portefeuille.
Contrats de bail
PROP-{ID}_Unit-{Number}_{Tenant}_{LeaseStart}-{LeaseEnd}.pdfOrganisés par propriété et par unité. Durées de bail consultables pour le suivi des renouvellements et de la conformité.
Rapports d’inspection
PROP-{ID}_Unit-{Number}_INSP_{Type}_{Date}_{Result}.pdfInspections d’entrée/de sortie/annuelles suivies par type et résultat. Dates indexées pour les flux de rotation.
Ordres de travail
PROP-{ID}_WO-{Number}_{Category}_{Priority}_{Date}.pdfDemandes de maintenance suivies par propriété, catégorie et priorité. Dates indexées pour la facturation des prestataires.
États locatifs
PROP-{ID}_RentRoll_{Month}_{Year}.pdfÉtats locatifs mensuels organisés par propriété. Comparaison facile entre les périodes pour le reporting financier.
Pourquoi les équipes immobilières choisissent Renamed.to
Conçu pour les documents immobiliers, par rapport au renommage manuel ou aux outils de fichiers génériques.
| Fonctionnalité | Renamed.to | Manuel | Outils génériques |
|---|---|---|---|
| Lit les ID de propriétés et numéros d’unité | |||
| Encodage des codes locataires et des durées de bail | |||
| Détection des numéros d’ordre de travail | |||
| Traitement par lots de 1,800+ docs par mois | |||
| Fonctionne avec Google Drive et Dropbox | |||
| Aperçu du niveau de confiance avant application | |||
| Annulation en un clic (originaux intacts) | |||
| Modèles de nommage par propriété |
Calculez votre gain de temps
Ajustez les curseurs pour correspondre à votre volume mensuel de documents. Voyez ce que votre équipe récupère.
Documents per month
1800Seconds saved per file
25sHourly rate (USD)
$45Average 15–30 seconds saved per property document. Based on typical property management workflows.
Time saved monthly
12.5
hours
Cost savings monthly
$563
at $45/hr labor cost
Sécurité conçue pour les documents immobiliers
Chiffrement de niveau entreprise, contrôles d’accès et pistes d’audit pour les fichiers sensibles des locataires et des baux.
Chiffrement et résidence des données
TLS 1.3 en transit, AES-256 au repos. Centres de données dans l’UE (Hetzner, Allemagne) avec contrôles SOC 2 (non audités). Clés renouvelées chaque trimestre.
Accès et audit
2FA et SSO via Google Workspace ou Microsoft 365. Autorisations basées sur les rôles. Chaque accès, renommage et approbation de fichier est journalisé avec attribution complète.
Contrôles qualité
Chaque renommage affiche un score de confiance. Aperçu côte à côte avant application. Annulation en un clic — les originaux ne sont jamais modifiés ni supprimés. Piste d’audit exportable en CSV.
Fichiers stockés temporairement pendant le traitement (moins de 10 minutes), puis supprimés. Purgez les données de noms de fichiers à tout moment depuis votre tableau de bord. Documentation complète sur la sécurité →
Questions fréquentes
Comment l’IA lit-elle les ID de propriétés dans les documents de gestion ?
Notre IA utilise l’OCR et l’intelligence documentaire pour extraire les ID de propriétés, les numéros d’unité, les noms des locataires et les numéros d’ordre de travail à partir des baux, inspections et dossiers de maintenance. Fonctionne avec les PDF numérisés, les documents numériques et les exports PMS. 95%+ de précision sur les types de documents immobiliers testés.
Comprend-elle les formats de durée de bail ?
Oui. L’IA reconnaît les dates de début/fin de bail, les dates de renouvellement et les durées. Les durées de bail sont encodées automatiquement dans les noms de fichiers afin que les documents puissent être recherchés par statut actif/expiré sans étiquetage manuel.
Comment fonctionne le suivi des ordres de travail ?
L’IA détecte les numéros d’ordre de travail, les catégories de maintenance (plomberie, électricité, HVAC, etc.) et les niveaux de priorité à partir des demandes de maintenance et des factures de prestataires. Chaque ordre de travail est encodé dans le nom de fichier pour un suivi facile jusqu’à l’exécution et à la facturation.
S’intègre-t-il à AppFolio ou Buildium ?
Pas encore directement. Renamed.to fonctionne avec Google Drive et Dropbox — les couches de stockage de fichiers vers lesquelles les plateformes PMS exportent. Traitez les fichiers dans votre drive partagé et maintenez un nommage cohérent dans l’ensemble de votre archive documentaire.
Des propriétés différentes peuvent-elles utiliser leurs propres règles de nommage ?
Oui. Configurez des dossiers spécifiques à chaque propriété avec des modèles personnalisés. Chaque immeuble, complexe ou portefeuille de gestion dispose de ses propres schémas de nommage. Les fichiers sont traités automatiquement à mesure qu’ils arrivent dans la boîte de réception de chaque propriété.
Comment gère-t-il les dossiers de rotation ?
Les documents de rotation — inspections de sortie, dossiers de dépôt de garantie, reçus de nettoyage et formulaires de remise des clés — sont déjà nommés par unité et par locataire tout au long du processus. Lors de la rotation, exportez un dossier propre organisé pour le fichier du locataire suivant.
Quel est le coût ?
Gratuit jusqu’à 50 documents par mois. Ensuite, packs de crédits à l’usage : $9 pour 1,000 documents ($0.009 par fichier) ou $49 pour 10,000 documents ($0.0049 par fichier). Tarification dégressive disponible pour les sociétés gérant 200+ unités avec 1,800+ documents par mois. Aucune carte bancaire requise pour commencer.
Du terrain
Ce que disent les équipes immobilières
“200 unités réparties sur 4 bâtiments et chaque inspection était un cauchemar à retrouver. Désormais, chaque document arrive avec le bon ID de propriété et le bon numéro d’unité. Notre agent de location ne perd plus de fichiers.”
Gestionnaire immobilier
Complexe résidentiel
25 h économisées/mois
“La rotation signifiait auparavant une journée complète à organiser les documents de sortie par unité. Le dossier est maintenant prêt avant même que l’équipe de nettoyage ne commence. Le nouveau locataire reçoit un dossier impeccable dès le premier jour.”
Directeur de la location
Portefeuille multifamilial
8 h → 1 h par rotation de locataire
“Des ordres de travail classés par catégorie et par priorité nous ont aidés lors d’un litige avec un prestataire. Nous avons retrouvé tous les WO de plomberie du bâtiment C en quelques secondes et réglé l’écart de facturation immédiatement.”
Superviseur maintenance
Société de gestion immobilière
1 800+ documents/mois
Prêt à organiser vos documents immobiliers ?
Connectez votre drive partagé, déposez votre premier lot et obtenez des noms de fichiers propres en quelques minutes.
50 docs/mois gratuits · Sans carte bancaire · Originaux jamais modifiés
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