法務の命名基準
案件単位の整理と監査対応のために、法務文書は MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdf の形式で命名します。
- 案件コードまたは事件番号を先頭に置くことで、すべての文書が自動的に案件ごとにまとまります。
- 目視検索と秘匿特権レビューのために、文書種別（契約書、訴状、ディスカバリー、メモ）を含めます。
- 提出日と相手方名を末尾に付けて、すべてのファイル名で期限と当事者を把握できるようにします。
先月は訴訟業務と取引業務全体で、95.8%の信頼度で6.1k件の法務文書がリネームされました。
推奨パターン
標準的な案件ベースのパターン
案件コードを先頭にして事件ごとにまとめ、その後に文書種別と日付を続けます。契約書や合意書では相手方は任意です。
MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdfM-2024-0042-Pleading-2025-10-15-AcmeCorp.pdfディスカバリー文書のパターン
ディスカバリー提出物にはBates範囲を含め、文書セットと秘匿特権ログを追跡します。
MATTER-Discovery-YYYY-MM-DD-Bates-RANGE.pdfM-2024-0042-Discovery-2025-10-15-Bates-00001-00050.pdf契約書命名パターン
取引文書では締結日を先頭に置きます。契約種別と相手方を含めることで、目視ですばやく識別できます。
YYYY-MM-DD-ContractType-Counterparty-MatterCode.pdf2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdf基本原則
事件ごとの整理のため案件コードを先頭に置く
案件コードや事件番号により、ある事件に関するすべての文書をアルファベット順の一覧や検索結果でまとめて保持できます。フォルダの乱立を防ぎます。
一貫した文書種別の略称を使う
Pleading、Discovery、Contract、Memo、Brief を標準化し、すべてのチームメンバーが同じ方法で検索・保管できるようにします。略称は文書化します。
提出日または締結日を含める
日付の記載により、期限や出訴期限の期間が把握しやすくなります。時系列で正しく並べるために YYYY-MM-DD を使用します。
相手方または相手方弁護士を末尾に追加する
相手方名があると、訴訟担当者や取引担当弁護士はファイルを開かなくても関連文書を目視で識別しやすくなります。
バージョン番号や「final」は避ける
法務文書では、バージョン履歴を備えた文書管理システムを使うべきです。contract_v5_FINAL.pdf は管理が不十分であることを示します。
秘匿特権や機密性をファイル名に埋め込まない
秘匿特権や機密区分は、メールヘッダーやログに表示されるファイル名ではなく、メタデータや表紙に記載すべきです。
よくあるミス
案件コード形式が一貫していない
M-2024-0042 を使うファイルもあれば、2024-M-42 や Matter-42 を使うものもあります。検索とグループ化が機能しません。
修正: 組織全体で単一の案件コード形式を採用します: M-YYYY-NNNN。テンプレートで徹底します。
「agreement.pdf」のような汎用的なファイル名
案件、相手方、日付を特定できません。メールスレッド内でファイルが上書きされます。
修正: 案件コード、契約種別、日付、相手方を含めます: 2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdf
ファイル名に「PRIVILEGED」や「CONFIDENTIAL」を追加する
ファイル名はメールヘッダー、ログ、メタデータに表示され、開示対象になる可能性があります。秘匿特権は名前ではなくメタデータに記載すべきです。
修正: 秘匿特権の区分には、フォルダ構造と文書管理タグを使用します。
案件コードにスラッシュやコロンを使う
スラッシュとコロンは Windows と macOS のファイル名では使用できません。ファイルの同期や保存に失敗します。
修正: スラッシュはハイフンに置き換えます: M/2024/42 は M-2024-0042 になります。
取引文書の日付を省略する
締結日がないと、契約書の検索や更新管理が手作業になり、ミスが起こりやすくなります。
修正: 契約書ファイル名は YYYY-MM-DD の締結日を先頭に置きます。
その他の命名ガイド
すべての命名ガイドを見る →よくある質問
ファイル名にクライアント名を含めるべきですか？
任意です。通常、案件コードにはクライアントIDが含まれます。目視での識別が重要な場合は、案件コードの後にクライアント名を追加します: M-2024-0042-ClientName-Pleading.pdf。
複数当事者の契約はどのように扱えばよいですか？
主要な相手方をファイル名に含めます。ファイル名が長くなりすぎるのを避けるため、追加の当事者はメタデータやフォルダ構造で管理します。
ディスカバリー以外の文書でも Bates 範囲を使えますか？
Batesスタンプはディスカバリー固有です。その他の文書では、代わりに連番IDや提出日を使用します。
業務分野によって文書種別が異なる場合はどうしますか？
文書種別と略称のマスターリストを作成します: Pleading、Motion、Brief、Contract、Memo、Discovery。実務グループごとのサブタイプは主種別の後に追加できます。
過去のファイルもリネームすべきですか、それとも新規分だけですか？
リンクや参照への影響を避けるため、まずは新規ファイルから始めます。過去ファイルは案件終了時やアーカイブ移行時に一括リネームします。