Norme de nommage juridique
Appliquez systématiquement les codes dossier, types de document et dates de dépôt.
Gardez la discovery, les contrats et les actes prêts pour l’audit et faciles à rechercher.
Pour les opérations juridiques, le support contentieux et les juristes d’entreprise
6.1k documents juridiques renommés le mois dernier avec un niveau de confiance de 95.8% dans les pratiques contentieuses et transactionnelles.
Norme de nommage juridique
Nommez les documents juridiques comme MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdf pour une organisation par dossier et la conformité d’audit.
- Commencez par le code dossier ou le numéro d’affaire afin que chaque document soit automatiquement regroupé avec son dossier.
- Incluez le type de document (contrat, acte, discovery, note) pour la recherche visuelle et la revue de privilège.
- Ajoutez la date de dépôt et le nom de la contrepartie pour faire ressortir les échéances et les parties dans chaque nom de fichier.
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Modèles recommandés
Modèle standard basé sur le dossier
Commencez par le code dossier pour le regroupement par affaire, suivi du type de document et de la date. Contrepartie facultative pour les contrats et accords.
MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdfM-2024-0042-Pleading-2025-10-15-AcmeCorp.pdfModèle de document de discovery
Incluez la plage Bates pour les productions de discovery afin de suivre les ensembles de documents et les journaux de privilège.
MATTER-Discovery-YYYY-MM-DD-Bates-RANGE.pdfM-2024-0042-Discovery-2025-10-15-Bates-00001-00050.pdfModèle de nommage des contrats
Commencez par la date de signature pour les documents transactionnels. Incluez le type de contrat et la contrepartie pour une identification visuelle rapide.
YYYY-MM-DD-ContractType-Counterparty-MatterCode.pdf2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdfPrincipes de base
Commencez par le code dossier pour le regroupement par affaire
Les codes dossier ou numéros d’affaire gardent tous les documents d’une affaire ensemble dans les listes alphabétiques et les résultats de recherche. Cela évite la dispersion dans les dossiers.
Utilisez des abréviations cohérentes pour les types de document
Standardisez Pleading, Discovery, Contract, Memo, Brief afin que chaque membre de l’équipe recherche et classe de la même façon. Documentez vos abréviations.
Incluez les dates de dépôt ou de signature
Les dates font ressortir les échéances et les délais de prescription. Utilisez YYYY-MM-DD pour un tri chronologique correct.
Ajoutez la contrepartie ou l’avocat adverse
Les noms des contreparties aident les avocats contentieux et transactionnels à identifier visuellement les documents pertinents sans ouvrir les fichiers.
Évitez les numéros de version et "final"
Les documents juridiques doivent utiliser des systèmes de gestion documentaire avec historique des versions. contract_v5_FINAL.pdf signale un contrôle insuffisant.
N’intégrez jamais le privilège ou la confidentialité dans les noms de fichier
Les mentions de privilège et de confidentialité doivent figurer dans les métadonnées ou les pages de garde, pas dans les noms de fichier qui apparaissent dans les en-têtes d’e-mail et les journaux.
Erreurs courantes
Formats de code dossier incohérents
Certains fichiers utilisent M-2024-0042, d’autres 2024-M-42 ou Matter-42. La recherche et le regroupement échouent.
Correction : Adoptez un format unique de code dossier à l’échelle du cabinet : M-YYYY-NNNN. Appliquez-le avec des modèles.
Noms de fichier génériques comme "agreement.pdf"
Impossible d’identifier le dossier, la contrepartie ou la date. Les fichiers sont écrasés dans les fils d’e-mails.
Correction : Incluez le code dossier, le type de contrat, la date et la contrepartie : 2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdf
Ajouter "PRIVILEGED" ou "CONFIDENTIAL" aux noms de fichier
Les noms de fichier apparaissent dans les en-têtes d’e-mail, les journaux et les métadonnées qui peuvent être communicables. Le privilège relève des métadonnées, pas des noms.
Correction : Utilisez les structures de dossiers et les tags de gestion documentaire pour les mentions de privilège.
Utiliser des barres obliques ou des deux-points dans les codes dossier
Les barres obliques et les deux-points sont interdits dans les noms de fichier sous Windows et macOS. Les fichiers ne se synchronisent pas ou ne s’enregistrent pas.
Correction : Remplacez les barres obliques par des tirets : M/2024/42 devient M-2024-0042.
Omettre les dates dans les documents transactionnels
L’absence de date de signature rend les recherches de contrats et le suivi des renouvellements manuels et sujets aux erreurs.
Correction : Commencez les noms de fichiers de contrats par la date de signature YYYY-MM-DD.
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Autres guides de nommage
Voir tous les guides de nommage →Questions fréquentes
Dois-je inclure les noms des clients dans les noms de fichier ?
Facultatif. Les codes dossier encodent généralement les ID client. Ajoutez le nom du client après le code dossier si l’identification visuelle est importante : M-2024-0042-ClientName-Pleading.pdf.
Comment gérer les accords multipartites ?
Incluez la contrepartie principale dans le nom de fichier. Utilisez les métadonnées ou les structures de dossiers pour les parties supplémentaires afin d’éviter des noms de fichier trop longs.
Puis-je utiliser des plages Bates pour des documents hors discovery ?
Les marquages Bates sont spécifiques à la discovery. Pour les autres documents, utilisez plutôt des ID séquentiels ou des dates de dépôt.
Que faire si les types de document varient selon les domaines de pratique ?
Établissez une liste maîtresse des types de document avec abréviations : Pleading, Motion, Brief, Contract, Memo, Discovery. Autorisez les groupes de pratique à ajouter des sous-types après le type principal.
Dois-je renommer les fichiers historiques ou seulement les nouveaux ?
Commencez par les nouveaux fichiers pour éviter de perturber les liens et références. Renommez les fichiers historiques par lot lors de la clôture d’un dossier ou des migrations d’archives.