Standard nazewnictwa prawnego
Stosuj spójnie kody spraw, typy dokumentów i daty złożenia.
Utrzymuj discovery, umowy i pisma procesowe w gotowości do audytu i łatwe do wyszukania.
Dla działów operacji prawnych, wsparcia sporów i prawników wewnętrznych
6.1k dokumentów prawnych zmieniono w zeszłym miesiącu z 95.8% pewnością w obszarach sporów i praktyki transakcyjnej.
Standard nazewnictwa prawnego
Nazywaj dokumenty prawne jako MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdf dla organizacji na poziomie sprawy i zgodności audytowej.
- Zacznij od kodu sprawy lub numeru sprawy, aby każdy dokument był automatycznie grupowany z właściwą sprawą.
- Uwzględnij typ dokumentu (umowa, pismo procesowe, discovery, notatka) dla wyszukiwania wizualnego i przeglądu privilege.
- Dodaj datę złożenia i nazwę strony przeciwnej, aby w każdej nazwie pliku widoczne były terminy i strony.
6.1k dokumentów prawnych zmieniono w zeszłym miesiącu z 95.8% pewnością w obszarach sporów i praktyki transakcyjnej.
Zalecane wzorce
Standardowy wzorzec oparty na sprawie
Zacznij od kodu sprawy dla grupowania według sprawy, następnie podaj typ dokumentu i datę. Strona przeciwna jest opcjonalna dla kontraktów i umów.
MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdfM-2024-0042-Pleading-2025-10-15-AcmeCorp.pdfWzorzec nazewnictwa dokumentów discovery
Uwzględnij zakres Bates dla przekazań discovery, aby śledzić zestawy dokumentów i rejestry privilege.
MATTER-Discovery-YYYY-MM-DD-Bates-RANGE.pdfM-2024-0042-Discovery-2025-10-15-Bates-00001-00050.pdfWzorzec nazewnictwa umów
Zacznij od daty zawarcia dla dokumentów transakcyjnych. Uwzględnij typ umowy i stronę umowy dla szybkiej identyfikacji wizualnej.
YYYY-MM-DD-ContractType-Counterparty-MatterCode.pdf2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdfPodstawowe zasady
Zacznij od kodu sprawy dla grupowania spraw
Kody spraw lub numery spraw utrzymują wszystkie dokumenty danej sprawy razem na listach alfabetycznych i w wynikach wyszukiwania. Zapobiega to rozrostowi folderów.
Używaj spójnych skrótów typów dokumentów
Ustandaryzuj Pleading, Discovery, Contract, Memo, Brief, aby każdy członek zespołu wyszukiwał i archiwizował w ten sam sposób. Udokumentuj swoje skróty.
Uwzględniaj daty złożenia lub zawarcia
Datowniki uwidaczniają terminy i okresy przedawnienia. Używaj YYYY-MM-DD dla prawidłowego sortowania chronologicznego.
Dodawaj stronę przeciwną lub opposing counsel
Nazwy stron przeciwnych pomagają prawnikom procesowym i transakcyjnym wizualnie identyfikować odpowiednie dokumenty bez otwierania plików.
Unikaj numerów wersji i "final"
Dokumenty prawne powinny korzystać z systemów zarządzania dokumentami z historią wersji. contract_v5_FINAL.pdf sygnalizuje słabą kontrolę.
Nigdy nie umieszczaj privilege ani poufności w nazwach plików
Oznaczenia privilege i poufności powinny znajdować się w metadanych lub na stronach tytułowych, a nie w nazwach plików widocznych w nagłówkach e-mail i logach.
Typowe błędy
Niespójne formaty kodów spraw
Niektóre pliki używają M-2024-0042, inne 2024-M-42 lub Matter-42. Wyszukiwanie i grupowanie przestają działać.
Poprawka: Przyjmij jeden format kodu sprawy w całej firmie: M-YYYY-NNNN. Wymuszaj go szablonami.
Ogólne nazwy plików, takie jak "agreement.pdf"
Nie da się zidentyfikować sprawy, strony umowy ani daty. Pliki są nadpisywane w wątkach e-mail.
Poprawka: Uwzględnij kod sprawy, typ umowy, datę i stronę umowy: 2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdf
Dodawanie "PRIVILEGED" lub "CONFIDENTIAL" do nazw plików
Nazwy plików pojawiają się w nagłówkach e-mail, logach i metadanych, które mogą podlegać discovery. Privilege należy do metadanych, nie do nazw.
Poprawka: Używaj struktur folderów i tagów w systemie zarządzania dokumentami do oznaczeń privilege.
Używanie ukośników lub dwukropków w kodach spraw
Ukośniki i dwukropki są niedozwolone w nazwach plików w Windows i macOS. Pliki nie synchronizują się lub nie zapisują.
Poprawka: Zastąp ukośniki myślnikami: M/2024/42 staje się M-2024-0042.
Pomijanie dat w dokumentach transakcyjnych
Brak daty zawarcia sprawia, że wyszukiwanie umów i śledzenie odnowień staje się ręczne i podatne na błędy.
Poprawka: Rozpoczynaj nazwy plików umów od daty zawarcia YYYY-MM-DD.
Automatyzuj nazewnictwo dokumentów prawnych za pomocą AI
Przestań ręcznie zmieniać nazwy umów i pism procesowych. Renamed.to automatycznie wyodrębnia kody spraw, typy dokumentów, strony i daty oraz stosuje politykę nazewnictwa Twojej firmy z dokładnością 95%+.
50 bezpłatnych zmian nazw na start. Karta kredytowa nie jest wymagana.
Więcej poradników nazewnictwa
Zobacz wszystkie poradniki nazewnictwa →Często zadawane pytania
Czy powinienem/powinnam uwzględniać nazwy klientów w nazwach plików?
Opcjonalnie. Kody spraw zazwyczaj kodują identyfikatory klientów. Dodaj nazwę klienta po kodzie sprawy, jeśli identyfikacja wizualna ma znaczenie: M-2024-0042-ClientName-Pleading.pdf.
Jak postępować z umowami wielostronnymi?
Uwzględnij główną stronę umowy w nazwie pliku. Użyj metadanych lub struktur folderów dla dodatkowych stron, aby uniknąć rozrostu nazwy pliku.
Czy mogę używać zakresów Bates dla dokumentów innych niż discovery?
Oznaczenia Bates są specyficzne dla discovery. W przypadku innych dokumentów używaj zamiast tego sekwencyjnych identyfikatorów lub dat złożenia.
Co jeśli typy dokumentów różnią się między obszarami praktyki?
Ustal główną listę typów dokumentów ze skrótami: Pleading, Motion, Brief, Contract, Memo, Discovery. Pozwól grupom praktyki dodawać podtypy po głównym typie.
Czy powinienem/powinnam zmieniać nazwy plików historycznych czy tylko nowych?
Zacznij od nowych plików, aby nie zakłócać linków i odwołań. Grupowo zmieniaj nazwy plików historycznych podczas zamykania spraw lub migracji archiwów.