Estándar de nombres legales
Aplique códigos de asunto, tipos de documento y fechas de presentación de forma consistente.
Mantenga discovery, contratos y escritos listos para auditoría y fáciles de buscar.
Para operaciones legales, soporte de litigios y asesoría jurídica interna
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Estándar de nombres legales
Nombre los documentos legales como MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdf para organización por asunto y cumplimiento de auditoría.
- Empiece con el código de asunto o número de caso para que cada documento se agrupe con su caso automáticamente.
- Incluya el tipo de documento (contrato, escrito, discovery, memorando) para búsqueda visual y revisión de privilegio.
- Agregue la fecha de presentación y el nombre de la contraparte para mostrar plazos y partes en cada nombre de archivo.
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Patrones recomendados
Patrón estándar basado en asunto
Empiece con el código de asunto para agrupar por caso, seguido del tipo de documento y la fecha. Contraparte opcional para contratos y acuerdos.
MATTER-DOCTYPE-YYYY-MM-DD-Counterparty.pdfM-2024-0042-Pleading-2025-10-15-AcmeCorp.pdfPatrón de documentos de discovery
Incluya el rango de Bates para producciones de discovery para rastrear conjuntos de documentos y registros de privilegio.
MATTER-Discovery-YYYY-MM-DD-Bates-RANGE.pdfM-2024-0042-Discovery-2025-10-15-Bates-00001-00050.pdfPatrón de nombres para contratos
Empiece con la fecha de firma para documentos transaccionales. Incluya el tipo de contrato y la contraparte para una identificación visual rápida.
YYYY-MM-DD-ContractType-Counterparty-MatterCode.pdf2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdfPrincipios básicos
Empiece con el código de asunto para agrupar por caso
Los códigos de asunto o números de caso mantienen juntos todos los documentos de un caso en listas alfabéticas y resultados de búsqueda. Evita la dispersión de carpetas.
Use abreviaturas consistentes para tipos de documento
Estandarice Pleading, Discovery, Contract, Memo, Brief para que cada miembro del equipo busque y archive de la misma forma. Documente sus abreviaturas.
Incluya fechas de presentación o firma
Las marcas de fecha muestran plazos y periodos de prescripción. Use YYYY-MM-DD para un orden cronológico correcto.
Agregue la contraparte o el abogado contrario
Los nombres de las contrapartes ayudan a litigantes y abogados transaccionales a identificar visualmente documentos relevantes sin abrir archivos.
Evite números de versión y "final"
Los documentos legales deben usar sistemas de gestión documental con historial de versiones. contract_v5_FINAL.pdf indica un control deficiente.
Nunca incluya privilegio o confidencialidad en los nombres de archivo
Las designaciones de privilegio y confidencialidad pertenecen a los metadatos o portadas, no a nombres de archivo que aparecen en encabezados de correo y registros.
Errores comunes
Formatos de código de asunto inconsistentes
Algunos archivos usan M-2024-0042, otros usan 2024-M-42 o Matter-42. La búsqueda y la agrupación fallan.
Corrección: Adopte un único formato de código de asunto para toda la firma: M-YYYY-NNNN. Aplíquelo con plantillas.
Nombres genéricos como "agreement.pdf"
Es imposible identificar asunto, contraparte o fecha. Los archivos se sobrescriben en hilos de correo.
Corrección: Incluya código de asunto, tipo de contrato, fecha y contraparte: 2025-10-15-MSA-AcmeCorp-M-2024-0042.pdf
Agregar "PRIVILEGED" o "CONFIDENTIAL" a los nombres de archivo
Los nombres de archivo aparecen en encabezados de correo, registros y metadatos que pueden ser descubribles. El privilegio pertenece a los metadatos, no a los nombres.
Corrección: Use estructuras de carpetas y etiquetas de gestión documental para las designaciones de privilegio.
Usar barras o dos puntos en códigos de asunto
Las barras y los dos puntos están prohibidos en nombres de archivo de Windows y macOS. Los archivos no se sincronizan o guardan.
Corrección: Sustituya las barras por guiones: M/2024/42 se convierte en M-2024-0042.
Omitir fechas en documentos transaccionales
La falta de fecha de firma hace que las búsquedas de contratos y el seguimiento de renovaciones sean manuales y propensos a errores.
Corrección: Empiece los nombres de archivos de contratos con la fecha de firma YYYY-MM-DD.
Automatice los nombres de documentos legales con AI
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Más guías de nomenclatura
Ver todas las guías de nomenclatura →Preguntas frecuentes
¿Debo incluir nombres de clientes en los nombres de archivo?
Opcional. Los códigos de asunto normalmente codifican IDs de clientes. Agregue el nombre del cliente después del código de asunto si la identificación visual es importante: M-2024-0042-ClientName-Pleading.pdf.
¿Cómo manejo acuerdos con varias partes?
Incluya la contraparte principal en el nombre del archivo. Use metadatos o estructuras de carpetas para partes adicionales y evitar nombres de archivo excesivos.
¿Puedo usar rangos de Bates para documentos que no sean de discovery?
Los sellos Bates son específicos de discovery. Para otros documentos, use IDs secuenciales o fechas de presentación en su lugar.
¿Qué pasa si los tipos de documento varían entre áreas de práctica?
Establezca una lista maestra de tipos de documento con abreviaturas: Pleading, Motion, Brief, Contract, Memo, Discovery. Permita que los grupos de práctica agreguen subtipos después del tipo principal.
¿Debo renombrar archivos históricos o solo los nuevos?
Empiece con los archivos nuevos para evitar interrumpir vínculos y referencias. Renombre en lote los archivos históricos durante el cierre de asuntos o migraciones de archivo.