Padrão de nomenclatura de prontuários médicos
Nomeie prontuários médicos por ID do paciente, data do atendimento e tipo de registro.
Mantenha PHI fora dos nomes de arquivos para conformidade com HIPAA.
Para administradores de saúde, consultórios médicos e clínicas
4.7k prontuários médicos organizados com nomenclatura compatível com HIPAA em 12 clínicas e consultórios médicos.
Padrão de nomenclatura de prontuários médicos
Nomeie prontuários médicos como PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType.pdf para organizar por paciente e data do atendimento, mantendo informações de saúde protegidas fora dos nomes de arquivos.
- Use o número do prontuário médico (MRN) ou o ID do paciente — nunca o nome do paciente — como identificador principal.
- Inclua a data do atendimento (YYYY-MM-DD) para que os registros sejam ordenados cronologicamente dentro do prontuário do paciente.
- Adicione o tipo de registro (LabResult, Imaging, ProgressNote, DischargeSummary) para filtrar sem abrir.
- Opcionalmente, inclua o nome do profissional para clínicas com vários profissionais.
4.7k prontuários médicos organizados com nomenclatura compatível com HIPAA em 12 clínicas e consultórios médicos.
Padrões recomendados
Padrão de prontuário médico
O padrão seguro para HIPAA. O ID do paciente permite localização sem expor informações de saúde protegidas no nome do arquivo. Os registros são ordenados por data dentro de cada paciente.
PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType.pdfMRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdfProntuário médico com profissional
Adiciona o profissional responsável para consultórios com vários médicos. Útil quando um paciente consulta múltiplos especialistas e os registros precisam ser atribuídos.
PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType_Provider.pdfMRN-784512_2025-10-15_ProgressNote_DrPatel.pdfPadrão de imagem médica
Padrão especializado para laudos e resultados de imagem. O tipo de imagem e a região do corpo permitem que clínicos encontrem estudos específicos sem abrir arquivos nem consultar o PACS.
PatientID_YYYY-MM-DD_ImagingType_BodyRegion.pdfMRN-784512_2025-10-15_MRI_LumbarSpine.pdfPrincípios fundamentais
Nunca coloque o nome do paciente no nome do arquivo
Nomes de pacientes são informações de saúde protegidas (PHI) sob HIPAA. Nomes em arquivos aparecem em pré-visualizações do explorador de arquivos, logs de sincronização em nuvem, nomes de anexos de e-mail e índices de busca do sistema operacional — todos potenciais violações de HIPAA.
Use o número do prontuário médico (MRN) como identificador
O MRN é o identificador padrão do paciente na área da saúde. Ele vincula ao paciente no seu EHR sem expor PHI. Todo profissional de saúde sabe como localizar um paciente pelo MRN.
Sempre inclua a data do atendimento
Prontuários médicos são inerentemente temporais. Um resultado de laboratório de outubro significa algo diferente de um de março. A data do atendimento — e não a data em que o documento foi digitalizado ou arquivado — é a data correta.
Classifique por tipo de registro
Um prontuário do paciente pode conter exames laboratoriais, imagens, notas de evolução, encaminhamentos, formulários de consentimento e resumos de alta. O tipo de registro no nome do arquivo permite que a equipe clínica encontre o que precisa sem abrir cada arquivo.
Mantenha nomes de arquivos curtos e estruturados
Evite descrições em texto livre em nomes de arquivos médicos. "MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf" é melhor do que "Patient_blood_test_results_october_2025.pdf." Tokens estruturados permitem automação e busca.
Erros comuns
Colocar o nome do paciente no nome do arquivo
Nomes de pacientes são PHI. Um arquivo chamado "JohnDoe_LabResults.pdf" visível em uma pasta compartilhada, e-mail ou log de sincronização em nuvem é uma violação de HIPAA. As multas podem chegar a $50,000+ por violação.
Corrigir: Use apenas o MRN: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
Omitir a data do atendimento
Um resultado de laboratório sem data é clinicamente inútil. Não é possível determinar se é atual ou de anos atrás. Múltiplos resultados para o mesmo exame não podem ser acompanhados ao longo do tempo.
Corrigir: Sempre inclua a data do atendimento: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
Usar "medical_record.pdf" como nome do arquivo
Todo documento baixado do seu EHR vira "medical_record (1).pdf", "medical_record (2).pdf." Não há como identificar paciente, data ou tipo de registro sem abrir.
Corrigir: Inclua MRN, data e tipo: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
Incluir diagnóstico ou condição no nome do arquivo
Códigos de diagnóstico e nomes de condições são PHI. Um nome de arquivo como "MRN-784512_Diabetes_LabResult.pdf" expõe informações médicas a qualquer pessoa que possa ver o nome do arquivo.
Corrigir: Omita detalhes clínicos dos nomes de arquivos. O tipo de registro (LabResult, não DiabetesLabResult) é suficiente.
Usar a data da digitalização em vez da data do atendimento
Documentos digitalizados semanas após a consulta serão ordenados incorretamente. A equipe clínica espera que os registros sejam ordenados por quando o cuidado foi prestado, não por quando o papel foi digitalizado.
Corrigir: Use a data do atendimento do próprio documento, não a data da digitalização.
Automatize a nomenclatura de prontuários médicos — seguro para HIPAA
Renamed.to lê PDFs médicos, extrai MRN, data do atendimento e tipo de registro, e aplica automaticamente a convenção de nomenclatura da sua clínica. PHI nunca é colocada nos nomes de arquivos. Desenvolvido para conformidade com HIPAA.
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Mais guias de nomenclatura
Ver todos os guias de nomenclatura →Perguntas frequentes
É compatível com HIPAA incluir o MRN em um nome de arquivo?
MRNs são considerados PHI sob HIPAA, mas são o identificador padrão usado em fluxos de trabalho de saúde. O ponto principal é que arquivos baseados em MRN devem ser armazenados em sistemas com controle de acesso (armazenamento criptografado, pastas restritas). O MRN no nome do arquivo viabiliza os fluxos de trabalho clínicos; os controles de acesso fornecem a camada de conformidade.
Como devo lidar com registros de profissionais externos?
Mapeie o ID externo do paciente para o seu MRN interno: MRN-784512_2025-10-15_ExternalLabResult_QuestDiagnostics.pdf. Inclua a organização de origem para rastreabilidade.
E quanto a formulários de consentimento e autorizações?
Use o mesmo padrão: MRN-784512_2025-10-15_ConsentForm.pdf ou MRN-784512_2025-10-15_HIPAA-Authorization.pdf. Use a data da assinatura.
Devo usar códigos ICD-10 nos nomes de arquivos?
Não. Códigos ICD-10 são códigos de diagnóstico e constituem PHI. Eles não devem aparecer nos nomes de arquivos. Use tipos de registro genéricos (LabResult, Imaging) no lugar.
Como devo lidar com registros de um paciente com múltiplos MRNs (registros duplicados)?
Use o MRN principal/mesclado do seu EHR. Se a mesclagem ainda não aconteceu, use o MRN do documento e registre a duplicidade para resolução. Renomear após a mesclagem é um bom caso de uso para automação.
Isso pode funcionar com exportações de EHR?
Sim. A maioria dos EHRs (Epic, Cerner, Athena) exporta documentos com o MRN no conteúdo. Renamed.to pode extrair isso e aplicar sua convenção de nomenclatura a exportações em massa.