医療記録の命名基準
医療記録は PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType.pdf の形式で命名し、患者ごと・診療日ごとに整理しながら、保護対象医療情報をファイル名から除外します。
- 主な識別子には患者名ではなく、診療録番号（MRN）または患者IDを使用します。
- 診療日（YYYY-MM-DD）を含めると、記録を患者カルテ内で時系列順に並べられます。
- 記録種別（LabResult、Imaging、ProgressNote、DischargeSummary）を追加すると、開かずに絞り込めます。
- 複数の医療提供者がいるクリニックでは、必要に応じて提供者名を含めます。
12のクリニックと医療事務所で、4.7k件の医療記録がHIPAA準拠の命名で整理されています。
推奨パターン
標準的な医療記録パターン
HIPAA上安全な標準です。患者IDにより、ファイル名に保護対象医療情報を露出せずに検索できます。記録は各患者内で日付順に並びます。
PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType.pdfMRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf医療提供者付き医療記録
複数の医師がいる診療所向けに担当医を追加します。患者が複数の専門医を受診し、記録の帰属を明確にする必要がある場合に有用です。
PatientID_YYYY-MM-DD_RecordType_Provider.pdfMRN-784512_2025-10-15_ProgressNote_DrPatel.pdf医用画像パターン
画像レポートや結果向けの専用パターンです。画像種別と部位により、臨床担当者はファイルを開いたりPACSを検索したりせずに特定の検査を見つけられます。
PatientID_YYYY-MM-DD_ImagingType_BodyRegion.pdfMRN-784512_2025-10-15_MRI_LumbarSpine.pdf基本原則
ファイル名に患者名を絶対に入れない
患者名はHIPAAの下で保護対象医療情報（PHI）です。ファイル名の氏名は、ファイルブラウザのプレビュー、クラウド同期ログ、メール添付ファイル名、OSの検索インデックスに表示され、いずれもHIPAA違反となる可能性があります。
識別子には診療録番号（MRN）を使う
MRNは医療現場における標準的な患者識別子です。PHIを露出せずにEHR内の患者と紐付けられます。医療従事者であれば誰でもMRNで患者を検索する方法を理解しています。
必ず診療日を含める
医療記録は本質的に時系列情報です。10月の検査結果は3月のものとは意味が異なります。正しい日付は、文書をスキャンまたは保存した日ではなく診療日です。
記録種別で分類する
患者カルテには検査結果、画像、経過記録、紹介状、同意書、退院サマリーが含まれることがあります。ファイル名の記録種別により、臨床スタッフはすべてのファイルを開かずに必要なものを見つけられます。
ファイル名は短く構造化する
医療記録のファイル名では自由記述の説明を避けてください。"MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf" は "Patient_blood_test_results_october_2025.pdf" より適切です。構造化されたトークンは自動化と検索に役立ちます。
よくあるミス
ファイル名に患者名を入れる
患者名はPHIです。"JohnDoe_LabResults.pdf" のようなファイルが共有フォルダ、メール、またはクラウド同期ログで見える状態はHIPAA違反です。罰金は違反1件あたり $50,000+ に達する可能性があります。
修正: MRNのみを使用します: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
診療日がない
日付のない検査結果は臨床上役に立ちません。最新のものか何年も前のものか判断できません。同じ検査の複数の結果を時系列で追跡することもできません。
修正: 必ず診療日を含めます: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
ファイル名に "medical_record.pdf" を使う
EHRからダウンロードしたすべての文書が "medical_record (1).pdf"、"medical_record (2).pdf" になります。開かない限り、患者、日付、記録種別を識別する方法がありません。
修正: MRN、日付、種別を含めます: MRN-784512_2025-10-15_LabResult.pdf
ファイル名に診断名や病名を含める
診断コードや病名はPHIです。"MRN-784512_Diabetes_LabResult.pdf" のようなファイル名は、ファイル名を見られる人全員に医療情報を露出します。
修正: ファイル名から臨床詳細は省きます。記録種別（DiabetesLabResultではなくLabResult）で十分です。
診療日の代わりにスキャン日を使う
受診から数週間後にスキャンされた文書は誤った順序で並びます。臨床スタッフは、紙をデジタル化した日ではなく、医療行為が提供された日で記録が並ぶことを想定しています。
修正: スキャン日ではなく、文書自体の診療日を使用します。
その他の命名ガイド
すべての命名ガイドを見る →よくある質問
ファイル名にMRNを含めることはHIPAA準拠ですか？
MRNはHIPAA上PHIと見なされますが、医療ワークフローでは標準的な識別子です。重要なのは、MRNベースのファイル名をアクセス制御されたシステム（暗号化ストレージ、制限付きフォルダ）に保存することです。ファイル名内のMRNは臨床ワークフローを可能にし、アクセス制御が準拠の層を提供します。
外部の医療提供者からの記録はどう扱えばよいですか？
外部の患者IDを内部のMRNに対応付けます: MRN-784512_2025-10-15_ExternalLabResult_QuestDiagnostics.pdf。追跡可能性のために提供元組織を含めてください。
同意書や承認書はどうですか？
同じパターンを使用します: MRN-784512_2025-10-15_ConsentForm.pdf または MRN-784512_2025-10-15_HIPAA-Authorization.pdf。日付は署名日を使用します。
ファイル名にICD-10コードを使うべきですか？
いいえ。ICD-10コードは診断コードであり、PHIに該当します。ファイル名に含めるべきではありません。代わりに一般的な記録種別（LabResult、Imaging）を使用してください。
複数のMRNを持つ患者（重複記録）の記録はどう扱えばよいですか？
EHRの主MRNまたは統合済みMRNを使用します。統合がまだ行われていない場合は、文書上のMRNを使用し、解消のために重複を記録してください。統合後のリネームは自動化の適したユースケースです。
これはEHRのエクスポートでも使えますか？
はい。ほとんどのEHR（Epic、Cerner、Athena）は、内容内にMRNを含む文書をエクスポートします。Renamed.to はこれを抽出し、一括エクスポートに対して命名規則を適用できます。