Todos os documentos que os auditores da FMCSA procuram -- organizados por tamanho da frota e tipo de operação
- Selecione o tamanho da frota (1-10, 11-50 ou 50+ veículos) e o tipo de operação
- Marque os documentos à medida que os reunir -- o progresso é salvo automaticamente
- Copie o relatório, compartilhe o link ou imprima-o para seus arquivos de conformidade
Proof: Abrange 6 categorias de conformidade, 42 documentos e referências de regulamentações CFR
Obtenha uma lista personalizada de todos os documentos necessários para uma revisão de conformidade DOT -- com base no tamanho da sua frota e se você opera de forma interestadual ou intraestadual.
- Abrange arquivos de qualificação de motoristas, registros de horas de serviço, manutenção de veículos, testes de drogas e álcool, seguro e registro, e documentação de acidentes.
- Cada item faz referência à regulamentação CFR específica (49 CFR 391, 395, 396, 382, 387, 390) para que você saiba exatamente o que o auditor está verificando.
- Adapta-se à sua frota: transportadoras intraestaduais veem uma lista simplificada sem exigências exclusivas de operações interestaduais, como IRP, IFTA e UCR.
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Uma auditoria DOT analisa todo o seu programa de gestão de segurança -- arquivos de motoristas, registros de manutenção de veículos, logs de horas de serviço, conformidade com testes de drogas e histórico de acidentes. A falta de um único documento exigido pode resultar em infrações, multas ou uma ordem de retirada de serviço. Esta ferramenta cria um checklist completo de preparação adaptado à sua operação para que nada passe despercebido.
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Checklist de conformidade
Selecione abaixo o tamanho da sua frota e o tipo de operação. Marque os documentos à medida que os reunir.
Por que a preparação para auditoria DOT é importante
Uma revisão de conformidade da FMCSA examina todos os aspectos do seu programa de segurança. Transportadoras que se preparam de forma sistemática passam sem problemas. As que improvisam enfrentam infrações.
Evite multas de até $16,000 por infração
Infrações individuais da FMCSA acarretam multas de até $16,000 por dia. Infrações recorrentes podem chegar a $500,000. Arquivos de qualificação de motoristas ausentes, registros de manutenção incompletos e falhas em testes de drogas são as constatações mais comuns. Um checklist garante que todos os documentos exigidos estejam em ordem antes da chegada do auditor.
Mantenha sua pontuação CSA
Sua pontuação de Compliance, Safety, Accountability (CSA) determina se os embarcadores trabalharão com você. Uma auditoria malsucedida ou um padrão de infrações leva sua pontuação para a faixa de intervenção, custando contratos. Documentação sistemática mantém sua pontuação limpa e sua autorização ativa.
Proteja suas operações
As infrações mais graves resultam em uma ordem de retirada de serviço -- seus caminhões param de circular até que cada problema seja corrigido. Para frotas pequenas e médias, até mesmo alguns dias de inatividade podem ameaçar o negócio. Conformidade proativa custa menos do que fiscalização reativa.
Preparando-se para uma auditoria DOT? Organize automaticamente os documentos de conformidade da sua frota à medida que chegam.
Coloque arquivos DQ, DVIRs, relatórios de inspeção, resultados de testes de drogas e certificados de seguro no renamed.to. A AI lê cada documento, extrai o nome do motorista, o tipo de documento e a data, e organiza tudo em uma estrutura limpa de pastas de conformidade -- pronta para sua próxima auditoria.
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Perguntas frequentes
O que desencadeia uma auditoria DOT?
As auditorias DOT podem ser desencadeadas por vários fatores: uma auditoria de nova transportadora (dentro dos primeiros 18 meses após receber a autorização operacional), uma alta taxa de acidentes, uma reclamação do público, uma inspeção na estrada com infrações graves, uma pontuação CSA ruim ou seleção aleatória. Transportadoras envolvidas em um acidente fatal quase sempre são auditadas.
Por quanto tempo preciso manter os registros de conformidade DOT?
Os períodos de retenção variam conforme o tipo de documento. Os arquivos de qualificação de motoristas devem ser mantidos por 3 anos após a saída do motorista. Os registros de horas de serviço devem ser mantidos por 6 meses. Inspeções anuais de veículos por 14 meses. Registros de acidentes por 3 anos. Registros de testes de drogas e álcool variam de 1 a 5 anos, dependendo do tipo. Em caso de dúvida, mantenha os registros por mais tempo do que o requisito mínimo.
E quanto à exigência de ELD?
A exigência de ELD obriga a maioria dos motoristas de veículos comerciais a usar dispositivos eletrônicos de registro para registrar as horas de serviço. Existem isenções para motoristas de curta distância (dentro de um raio de 150 milhas aéreas), motoristas de veículos fabricados antes do ano-modelo 2000 e certas operações agrícolas. Se você alegar uma isenção, deverá ter documentação que comprove que se qualifica.
Quais são as penalidades pelo não cumprimento do DOT?
As penalidades variam de multas até paralisação completa. Infrações individuais podem resultar em multas de até $16,000 por infração por dia. Infrações recorrentes podem resultar em multas de até $500,000. Infrações graves de segurança podem resultar em uma ordem de retirada de serviço, que interrompe a transportadora ou veículos específicos até que as infrações sejam corrigidas. Penalidades criminais se aplicam às infrações mais graves.
Com que frequência devo atualizar meus arquivos de conformidade?
Alguns documentos exigem atualizações contínuas: relatórios de inspeção veicular do motorista são diários, os registros de horas de serviço são contínuos e os registros de manutenção devem ser atualizados a cada serviço. Outros documentos têm ciclos anuais: registros de veículos automotores, revisões anuais do histórico de direção, consultas ao Clearinghouse e inspeções anuais de veículos. Revise todo o seu programa de conformidade pelo menos trimestralmente para identificar lacunas antes que um auditor o faça.
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