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Por quanto tempo sua empresa deve manter cada tipo de documento?

Selecione seu setor e jurisdição para gerar uma tabela de retenção personalizada
Veja períodos de retenção com citações legais para cada tipo de documento
Exporte como CSV ou Markdown para criar sua política formal de retenção

Proof: O IRS pode auditar até 7 anos anteriores, os registros de exposição da OSHA devem ser mantidos por 30 anos, e alguns documentos de construção devem ser retidos permanentemente.

Os requisitos de retenção de documentos variam por tipo de documento, setor e jurisdição. A maioria dos registros empresariais deve ser mantida por 7 anos, mas alguns devem ser retidos permanentemente, enquanto outros têm mínimos mais curtos.

Declarações fiscais e registros financeiros: 7 anos segundo as diretrizes do IRS.
Documentos societários como estatutos, atas e apólices de seguro: permanente.
Registros específicos do setor (prontuários de pacientes, plantas de construção, arquivos de clientes) têm suas próprias regulamentações com períodos que variam de 3 a 30+ anos.

Gratuito, sem cadastro, e todos os dados permanecem no seu navegador.

Uma tabela de retenção de documentos informa à sua equipe exatamente por quanto tempo manter cada tipo de registro e quando é seguro destruí-lo. Sem ela, as empresas ou acumulam tudo (desperdiçando armazenamento e aumentando o risco de violação) ou apagam cedo demais (criando exposição legal). Este gerador cria uma tabela adaptada ao seu setor e estado.

Selecione seu setor e jurisdição abaixo. Os resultados são atualizados instantaneamente.

Tabela de retenção

Escolha seu setor e jurisdição para gerar uma tabela de retenção personalizada.

Industry

Jurisdiction

Showing 10 document types for General Business under Federal (Default) rules

Retention key:Under 5 years5-10 years10+ years / Permanent

	Category		Legal Basis	Notes
Financial Statements Best practice / audit defense Annual statements, balance sheets, P&L. Foundation of financial history.	Financial	Permanent	Best practice / audit defense	Annual statements, balance sheets, P&L. Foundation of financial history.
Insurance Policies Claims may surface years later Keep expired policies indefinitely for occurrence-based claims.	Legal	Permanent	Claims may surface years later	Keep expired policies indefinitely for occurrence-based claims.
Corporate Minutes State corporate law Board minutes, resolutions, bylaws, articles of incorporation.	Corporate	Permanent	State corporate law	Board minutes, resolutions, bylaws, articles of incorporation.
Business Licenses & Permits Regulatory compliance Keep current and expired licenses for compliance history.	Corporate	Permanent	Regulatory compliance	Keep current and expired licenses for compliance history.
Tax Returns IRS Rev. Proc. 98-25 Keep from the date of filing. Extends to 6 years if income underreported by >25%.	Financial	7 years	IRS Rev. Proc. 98-25	Keep from the date of filing. Extends to 6 years if income underreported by >25%.
Bank Statements IRS Rev. Proc. 98-25 Includes cancelled checks and deposit slips.	Financial	7 years	IRS Rev. Proc. 98-25	Includes cancelled checks and deposit slips.
Employment Records ADEA, Title VII, FLSA Personnel files, performance reviews, disciplinary actions.	HR	7 years after termination	ADEA, Title VII, FLSA	Personnel files, performance reviews, disciplinary actions.
Payroll Records FLSA 29 USC 211(c) Wage records, timesheets, W-2s, W-4s.	HR	7 years	FLSA 29 USC 211(c)	Wage records, timesheets, W-2s, W-4s.
Accounts Payable / Receivable IRS Rev. Proc. 98-25 Invoices, purchase orders, vendor statements.	Financial	7 years	IRS Rev. Proc. 98-25	Invoices, purchase orders, vendor statements.
Contracts UCC Statute of Limitations Retention clock starts when the contract expires or terminates.	Legal	6 years after expiry	UCC Statute of Limitations	Retention clock starts when the contract expires or terminates.

10 document types shown

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Disclaimer: This schedule provides general guidance based on common federal and state requirements. It is not legal advice. Retention periods may vary based on your specific circumstances, industry regulations, and local laws. Consult with your legal counsel or compliance officer to develop a formal retention policy tailored to your organization.

Last updated: January 2026

Por que isso importa

Uma tabela de retenção não é apenas um item de conformidade. Ela protege sua empresa contra três riscos distintos.

Responsabilidade legal

Destruir registros cedo demais pode resultar em sanções por destruição de provas, multas regulatórias e incapacidade de se defender em processos. Uma tabela clara com citações legais dá à sua equipe confiança sobre o que manter e o que pode ser descartado com segurança.

Preparação para auditorias

O IRS, OSHA, HIPAA e reguladores estaduais podem solicitar registros de anos anteriores. Ter uma política de retenção documentada demonstra boa-fé e torna as auditorias mais rápidas. A alternativa é vasculhar pastas na esperança de que nada tenha sido perdido.

Otimização de armazenamento

Sem uma política de retenção, as empresas acumulam décadas de documentos de que não precisam mais. Isso desperdiça custos de armazenamento, aumenta a exposição a violações de dados e dificulta encontrar o que realmente importa. Uma tabela permite reduzir o volume com segurança.

Aplique a retenção com nomes de arquivos que incluem datas automaticamente. Renamed.to lê cada documento e incorpora a data, o fornecedor e o projeto ao nome do arquivo para que você sempre saiba quando os registros expiram.

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Perguntas frequentes

Quão precisos são estes períodos de retenção?

Os períodos de retenção são baseados em regulamentações federais comuns (IRS, OSHA, HIPAA, FLSA) e padrões do setor amplamente aceitos. No entanto, os requisitos podem mudar e podem variar conforme suas circunstâncias específicas. Sempre verifique com sua assessoria jurídica antes de finalizar uma política de retenção.

Os requisitos variam por estado?

Sim, significativamente. A Califórnia exige 4 anos para candidaturas de emprego sob a FEHA, enquanto muitos estados seguem o mínimo federal de 1 ano. Nova York tem requisitos específicos para registros financeiros, e a Flórida tem prazos específicos para gravames de construção. Esta ferramenta mostra adições específicas do estado junto com as bases federais.

Importa se os registros são eletrônicos ou em papel?

Para a maioria dos fins, os registros eletrônicos têm os mesmos requisitos de retenção que os registros em papel. O IRS aceita registros eletrônicos sob a Revenue Procedure 98-25, desde que sejam precisos, acessíveis e reproduzíveis. O principal é manter um sistema consistente e pesquisável, independentemente do formato.

O que acontece se eu destruir documentos cedo demais?

A destruição prematura pode levar a penalidades legais, auditorias malsucedidas, incapacidade de se defender em processos, multas regulatórias e sanções por destruição de provas em litígios. Se não tiver certeza, é sempre mais seguro reter os registros por mais tempo do que o período mínimo exigido.

Como implemento uma tabela de retenção na prática?

Comece exportando esta tabela e revisando-a com sua equipe jurídica. Em seguida, crie uma convenção de nomenclatura de documentos que inclua datas, para que você possa identificar facilmente quando os documentos estão aptos para destruição. Ferramentas automatizadas de nomenclatura de arquivos, como renamed.to, podem incorporar datas em cada nome de arquivo, tornando a aplicação da retenção simples.

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